3 Uso de un asistente virtual con VoIP

Un saludo a todos, soy María Luisa Hernández, y hoy os traigo: :

3 Uso de un asistente virtual con VoIP

Publicado el 13 de febrero de 2020

Los sistemas VoIP, ya sean servicios de host o soluciones de enlace troncal local, ofrecen una gran cantidad de funciones para las empresas. Incluso aquellos que han utilizado los sistemas durante años pueden encontrar algo que se hayan perdido antes. Pero todas estas opciones pueden ser abrumadoras para las organizaciones que recién ahora están cambiando a VoIP. Entonces, veamos las características del asistente virtual o asistente automático en VoIP.

Una de las funciones más útiles de un sistema telefónico es el asistente virtual. Las empresas a menudo se denominan asistente automático o recepcionista digital y lo utilizan para proyectar una imagen profesional a las personas que llaman. Si alguna vez ha llamado a un banco u otro negocio recientemente, se encontró con el asistente del automóvil que le pidió que eligiera de un menú. La encuesta típica le pedirá que presione 0 para obtener información, 1 para atención al cliente, 2 para ventas, etc.

Un asistente virtual asegura que sus clientes o cualquier otra persona que se alista sea dirigida al recurso más apropiado. Incluso si tiene un centro de llamadas completo (o no), el asistente virtual puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

¿Cómo funciona un asistente virtual con VoIP?

Con la función Asistente virtual, puede programar un asistente completo con opciones para llamadas entrantes. Puede tener varias capas, cada una con sus propias opciones. Tiene mucha flexibilidad para realizar llamadas: puede enviarlo al correo de voz, buzones de grupo, extensiones específicas, etc.

La mayoría de las personas no conocen el número de su destino, sino el apellido de su persona de contacto. Por lo tanto, una de sus opciones en el asistente automático podría ser la función de enlace por nombre. El asistente virtual llamará a diferentes nombres y la persona que llama puede presionar el número apropiado para marcar el interruptor automáticamente.

También puede cambiar el tipo de saludo en función de variables como el horario laboral o los días festivos. Con la mayoría de los proveedores de servicios, puede elegir entre estilos pregrabados o agregar los suyos propios. A diferencia del resto de su personal, el asistente virtual no requiere días de enfermedad ni capacitación. Puede habilitar y deshabilitar la función, según sus necesidades en ese momento.

Ahorre tiempo respondiendo preguntas sencillas

La gente llamará a su empresa por diferentes motivos. Los clientes pueden llamar para solicitar asistencia técnica, comentarios sobre productos, quejas, información de cuenta, etc. Es posible que los periodistas quieran ponerse en contacto con su departamento de marketing. Los socios comerciales, distribuidores, contratistas y otros también se comunicarán con usted. Algunas de estas llamadas requieren que un miembro del personal maneje el problema.

Sin embargo, una parte importante de las llamadas son consultas simples que no requieren empleado. Por ejemplo, los clientes de una empresa de transporte quieren saber el estado de su pedido. Alguien que llame a un banco probablemente esté buscando la información de su cuenta o el saldo de su tarjeta de crédito. El asistente virtual puede responder a estas preguntas buscando la información en sus sistemas CRM según el identificador de llamadas, el número de cuenta, etc.

Proporcione información importante por adelantado

El asistente virtual es una excelente manera de compartir información importante con las personas que llaman. Algunas empresas anuncian el horario de atención, la ubicación o las próximas vacaciones para que los clientes no tengan que buscar la información en otro lugar. También puede anunciar ofertas especiales, rebajas o cualquier otra información relevante. Puede optar por incluir este anuncio al comienzo de cada llamada, o solo durante las horas fuera de la llamada.

El asistente virtual también es invaluable en una situación de emergencia o desastre. Suponga que tiene un incendio en la oficina o que sus computadoras se han estrellado. Puede proporcionar rápidamente actualizaciones de estado a sus clientes sin tener que esperar en la fila para hablar con un empleado.

Crea reglas avanzadas para llamadas

Puede configurar reglas avanzadas para enviar grupos específicos de personas que llaman según el identificador de llamadas. Por tanto, un cliente que marca el número escuchará un mensaje diferente al de un proveedor o inversor. Incluso puede cambiar el número y el tipo de opciones a las que tienen acceso los diferentes grupos.

También puede utilizar estas reglas sobre el tipo de número de teléfono. Por ejemplo, puede crear un número de VoIP vinculado a una promoción o campaña de marketing específica. Los usuarios que marquen ese número escucharán un saludo o mensaje diferente al de aquellos que marquen su número comercial general.

Estos tipos de reglas avanzadas pueden ayudarlo a administrar la gran cantidad de llamadas con las que sus empleados deben lidiar cada día. Puede optimizar los flujos de trabajo y asegurarse de que las llamadas de los clientes no se ignoren, se pierdan o se manejen de manera incorrecta.

Existen claras ventajas de utilizar asistentes virtuales. Sus técnicos capacitados o representantes de servicio al cliente no tienen que perder tiempo respondiendo preguntas simples. Su experiencia se puede utilizar mejor para abordar cuestiones más complejas. También reduce el tiempo de inactividad de los clientes. Los asistentes virtuales en los sistemas telefónicos no son nuevos, pero ahora más empresas tienen la opción de usarlos sin pagar precios exorbitantes por el privilegio.

Y con esto, terminamos este artículo, agradezco que lo compartas si te ha gustado

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