4 consejos para la comunicación (presencial o online)

Un saludo a todos, soy Carlos Osorio, y hoy veremos :

4 consejos para la comunicación (presencial o online)

Publicado el 15 de abril de 2020

La comunicación es el proceso de intercambio de información e ideas. Las empresas deben tener una estrategia de comunicación eficaz para ayudar a reducir los problemas, reducir los errores y satisfacer a los clientes. Como parte de una estrategia eficaz, las empresas están tratando de unir diferentes canales de comunicación para mejorar la eficiencia, en los que el componente de voz está cada vez más impulsado por VoIP.

La comunicación es un proceso bidireccional. No basta con enviar un mensaje. El destinatario debe comprender el mensaje y proporcionar comentarios para completar el ciclo de comunicación. A menudo pensamos que otra persona entiende nuestro mensaje porque hablamos el mismo idioma. Sin embargo, pueden ocurrir malentendidos y ocurren con frecuencia.

En un contexto empresarial, su objetivo es minimizar las consecuencias de la falta de comunicación. Antes de mejorar la comunicación dentro de la organización, debemos examinar rápidamente las diferentes categorías.

Tipos de conversaciones según el canal

Verbal

La comunicación oral tiene lugar cuando envía su mensaje oralmente. Ya sea hablándolo o escribiéndolo. En una conversación oral, transmite información a través de audio. Es rápido y puede obtener comentarios instantáneos del oyente.

La comunicación escrita implica el uso de lenguaje, signos o símbolos. Puede imprimirse o escribirse a mano. Puede reescribir su mensaje antes de enviarlo. Sin embargo, también lleva más tiempo recibir comentarios sobre sus mensajes.

No verbal

En este tipo de comunicación envías mensajes sin usar palabras. Ocurre cuando te comunicas con gestos, lenguaje corporal, comportamiento e incluso con la voz de tu voz.

Tipos de comunicación basados ​​en el propósito y el estilo.

Informal

La comunicación informal es cómoda. Este tipo de comunicación tiene menos reglas que otras. No tiene que preocuparse por la gramática, la pronunciación y la ortografía. Lo importante es que el destinatario comprenda el mensaje.

Técnico

La comunicación técnica se está convirtiendo rápidamente en una gran parte del flujo empresarial. Es preciso y se rige por estrictas reglas y convenciones. Los libros blancos, las presentaciones en seminarios y conferencias y los informes científicos son ejemplos de comunicación técnica.

Formalmente

La comunicación formal sigue ciertas reglas de contenido y estilo. Se utiliza en un entorno profesional, como en el lugar de trabajo y en las escuelas. La comunicación formal requiere que el remitente:

• Sigue las reglas gramaticales
• Use la ortografía correcta para las palabras
• Usa lenguaje formal
• Pronuncia las palabras correctamente
• No uses jerga o lenguaje soez
• Respeta las líneas de autoridad

La comunicación empresarial es en gran parte formal, pero también tiene una combinación de estilos técnicos e informales. Se puede dividir en comunicación externa e interna.

Desde una perspectiva organizacional, cualquier mensaje que envíe a alguien fuera de la empresa es externo. La comunicación interna tiene lugar dentro de la empresa, entre empleados. Memorandos internos, informes, correos electrónicos, etc. Entra en esta categoría.

¿Cuál es la estrategia de comunicación adecuada para las empresas?

Primero, recuerde que no existe una estrategia de comunicación perfecta. Cada empresa es diferente, al igual que sus empleados. Esto significa que necesita encontrar un sistema que pueda funcionar para su negocio. Cualquier estrategia de comunicación tiene una combinación de hardware, software y conexiones.

Hardware

Érase una vez, el teléfono era el hardware más utilizado para la comunicación oral. Ahora tenemos una gran cantidad de dispositivos para usar. La mayoría de las empresas tienen computadoras de escritorio, dispositivos móviles y computadoras para comunicarse.

Software

Existen diferentes tipos de software, que van desde aplicaciones de voz y video, mensajería instantánea, software de conferencias para promover la comunicación empresarial. La mayoría de las empresas también necesitan un sistema PBX para enviar llamadas dentro de la organización. Muy pocas empresas utilizan la PSTN. Casi todo el mundo se está actualizando al servicio telefónico VoIP basado en SIP.

Conexiones

Conexiones se refiere al resto del sistema que conecta a las personas. Si su empresa utiliza un servicio telefónico VoIP, este incluye al menos lo siguiente:

• Proveedor de servicios de telefonía por Internet (ITSP)
• Conexión a internet de alta velocidad
• Infraestructuras de red como módems, conmutadores y enrutadores.

Tener la estrategia de comunicación adecuada para su negocio ayuda a minimizar los problemas. No desea que se produzcan comunicaciones incorrectas, mensajes faltantes, errores y equivocaciones debido a las herramientas incorrectas. Algunos errores son pequeños, mientras que otros tienen consecuencias más graves. ¿Qué pasa si, por ejemplo, un empleado escribe el precio incorrecto al firmar un contrato?

Una estrategia de comunicación eficaz ayuda a resolver problemas, mejora la colaboración y la productividad. Desempeña un papel importante en diferentes departamentos, como ventas, atención al cliente, soporte técnico, marketing, etc.

Consejos para mejorar la comunicación mediante el servicio telefónico VoIP

1. Elija el proveedor de VoIP adecuado

Los gerentes y dueños de negocios eligen un proveedor de servicios telefónicos VoIP para su negocio en base a una serie de criterios. A menudo contiene el precio, las características y consideraciones similares. Pero a menudo se olvidan de considerar los aspectos cualitativos.

Es posible que el contratista más barato que pueda encontrar no brinde un servicio de alta calidad. Es posible que un proveedor que ofrezca todas las funciones que desea no tenga un soporte técnico confiable. ¿Qué harás si tienes problemas?

• Elija un emprendedor que será su socio a largo plazo. A medida que cambian sus necesidades, el vendedor debe mantenerse al día
• Confías en tu sistema de comunicación todos los días, por eso tu emprendedor debe ser confiable
• Esté preparado para pagar un poco más por las funciones que desea
• No comprometa la calidad ni la atención al cliente
• Invierta en un sistema moderno como el servicio telefónico VoIP que no necesitará cambiar en uno o dos años

2. Obtenga las herramientas adecuadas

Esto es extremadamente importante para la comunicación. Por ejemplo, las conexiones móviles son imprescindibles en estos días. Puede equipar a todos con teléfonos de trabajo o permitirles que traigan sus propios dispositivos. Con el servicio de telefonía VoIP, permite que los empleados trabajen de forma remota desde casa o desde el sitio de un cliente. Bríndeles opciones y la flexibilidad de personalizar el sistema de acuerdo con su estilo de comunicación.

También necesita el servicio telefónico IP-PBX o VoIP alojado adecuado que funcione incluso en emergencias. No incluya datos en silos. Un empleado debe poder cambiar fácilmente entre diferentes canales. Una interfaz fácil de usar integrada en las aplicaciones también se extiende mucho.

• Habilite funciones como la transcripción automática de correo de voz y fax digital para aumentar la productividad
• El servicio telefónico VoIP debe admitir diferentes tipos de aplicaciones de hardware y software
• En caso de desastre, debe incluir opciones de reparación y respaldo.
• El sistema debe ser flexible, escalable y fácil de usar.
• Debe integrarse con otras herramientas comerciales, como su sistema CRM.

3. Capacite a sus empleados

Al comunicarse con partes externas, especialmente con los clientes, la capacitación de los empleados es imprescindible. Escuchar es una parte importante de una comunicación eficaz. Aunque la mayoría de la gente puede oír bien, no todos escuchamos. Estamos demasiado ocupados formulando nuestra respuesta a la otra persona. Los oradores y la comunicación formal son habilidades que casi todo el mundo está tratando de mejorar. Pero recuerde que escuchar es igual de importante, si no más importante.

La palabra clave para una comunicación eficaz es el principio de diseño de Keep It Simple Stupid (KISS). La complejidad es enemiga de la eficacia. Cualquier sistema debe ser lo más simple posible para que sea fácil de usar para todos. Esto también se aplica a su estrategia de comunicación.

Capacite a sus empleados para:

• Utilice un lenguaje claro y conciso para transmitir cualquier mensaje.
• Repita el mensaje para asegurarse de que todos lo entiendan.
• Escuche atentamente y comprenda al cliente antes de responder
• Revise las interacciones con los clientes para mejorar el futuro
• Aprenda de la retroalimentación y la crítica constructiva

4. Concéntrese en las cosas importantes

Las empresas a menudo extrañan el bosque por los árboles. Quedas tan atrapado en los pequeños detalles que no ves la imagen completa. Tiene que tomar muchas decisiones al elegir un servicio de telefonía VoIP para su negocio. Puede ser un proyecto abrumador, pero siempre puede dividirlo en partes más pequeñas. Solo asegúrate de no perder de vista los objetivos finales.

Qué significa eso? Esto significa que acude a un vendedor que cumpla con sus requisitos comerciales, incluso si no es la opción más barata. Debe estar preparado para actualizar antes de tener problemas. Sentar las bases para el futuro a largo plazo de la empresa.

• No microgestiones a tus empleados
• No pierdas de vista el panorama general
• Implemente la base correctamente, todas las demás cosas encajarán en su lugar
• Gestione las expectativas y los costes. Es muy fácil sobrepasar el presupuesto y no hay mucho que mostrar.
• Su sistema de comunicación es una inversión, no un gasto. ¡Obtener el adecuado producirá rendimientos positivos casi de inmediato!

Un sistema de comunicación empresarial debe atender a diferentes tipos de personas y trabajar en diferentes situaciones. Cada parte debe trabajar con otras para brindar una experiencia perfecta. Necesita adaptarse a diferentes estilos y formatos de comunicación. En un mundo cada vez más conectado, no es suficiente tener diferentes sistemas que no pueden funcionar juntos. La integración y la interoperabilidad deben ser su máxima prioridad.

Como puede ver, una gran parte de la comunicación efectiva consiste en implementar el sistema correcto. Sin una base sólida, pronto se dará cuenta de que necesita cambiar su proveedor de servicios telefónicos VoIP o actualizar sus sistemas con regularidad. Invierta en un sistema moderno que se mantendrá en su negocio a medida que crezca durante la próxima década.

Y eso ha sido todo por hoy,, espero que os haya gustado