4 consejos para la comunicaci贸n (presencial o online)

Un saludo a todos, soy Carlos Osorio, y hoy veremos :

4 consejos para la comunicaci贸n (presencial o online)

Publicado el 15 de abril de 2020

La comunicaci贸n es el proceso de intercambio de informaci贸n e ideas. Las empresas deben tener una estrategia de comunicaci贸n eficaz para ayudar a reducir los problemas, reducir los errores y satisfacer a los clientes. Como parte de una estrategia eficaz, las empresas est谩n tratando de unir diferentes canales de comunicaci贸n para mejorar la eficiencia, en los que el componente de voz est谩 cada vez m谩s impulsado por VoIP.

La comunicaci贸n es un proceso bidireccional. No basta con enviar un mensaje. El destinatario debe comprender el mensaje y proporcionar comentarios para completar el ciclo de comunicaci贸n. A menudo pensamos que otra persona entiende nuestro mensaje porque hablamos el mismo idioma. Sin embargo, pueden ocurrir malentendidos y ocurren con frecuencia.

En un contexto empresarial, su objetivo es minimizar las consecuencias de la falta de comunicaci贸n. Antes de mejorar la comunicaci贸n dentro de la organizaci贸n, debemos examinar r谩pidamente las diferentes categor铆as.

Tipos de conversaciones seg煤n el canal

Verbal

La comunicaci贸n oral tiene lugar cuando env铆a su mensaje oralmente. Ya sea habl谩ndolo o escribi茅ndolo. En una conversaci贸n oral, transmite informaci贸n a trav茅s de audio. Es r谩pido y puede obtener comentarios instant谩neos del oyente.

La comunicaci贸n escrita implica el uso de lenguaje, signos o s铆mbolos. Puede imprimirse o escribirse a mano. Puede reescribir su mensaje antes de enviarlo. Sin embargo, tambi茅n lleva m谩s tiempo recibir comentarios sobre sus mensajes.

No verbal

En este tipo de comunicaci贸n env铆as mensajes sin usar palabras. Ocurre cuando te comunicas con gestos, lenguaje corporal, comportamiento e incluso con la voz de tu voz.

Tipos de comunicaci贸n basados 鈥嬧媏n el prop贸sito y el estilo.

Informal

La comunicaci贸n informal es c贸moda. Este tipo de comunicaci贸n tiene menos reglas que otras. No tiene que preocuparse por la gram谩tica, la pronunciaci贸n y la ortograf铆a. Lo importante es que el destinatario comprenda el mensaje.

T茅cnico

La comunicaci贸n t茅cnica se est谩 convirtiendo r谩pidamente en una gran parte del flujo empresarial. Es preciso y se rige por estrictas reglas y convenciones. Los libros blancos, las presentaciones en seminarios y conferencias y los informes cient铆ficos son ejemplos de comunicaci贸n t茅cnica.

Formalmente

La comunicaci贸n formal sigue ciertas reglas de contenido y estilo. Se utiliza en un entorno profesional, como en el lugar de trabajo y en las escuelas. La comunicaci贸n formal requiere que el remitente:

  • Sigue las reglas gramaticales
  • Use la ortograf铆a correcta para las palabras
  • Usa lenguaje formal
  • Pronuncia las palabras correctamente
  • No uses jerga o lenguaje soez
  • Respeta las l铆neas de autoridad

La comunicaci贸n empresarial es en gran parte formal, pero tambi茅n tiene una combinaci贸n de estilos t茅cnicos e informales. Se puede dividir en comunicaci贸n externa e interna.

Desde una perspectiva organizacional, cualquier mensaje que env铆e a alguien fuera de la empresa es externo. La comunicaci贸n interna tiene lugar dentro de la empresa, entre empleados. Memorandos internos, informes, correos electr贸nicos, etc. Entra en esta categor铆a.

驴Cu谩l es la estrategia de comunicaci贸n adecuada para las empresas?

Primero, recuerde que no existe una estrategia de comunicaci贸n perfecta. Cada empresa es diferente, al igual que sus empleados. Esto significa que necesita encontrar un sistema que pueda funcionar para su negocio. Cualquier estrategia de comunicaci贸n tiene una combinaci贸n de hardware, software y conexiones.

Hardware

脡rase una vez, el tel茅fono era el hardware m谩s utilizado para la comunicaci贸n oral. Ahora tenemos una gran cantidad de dispositivos para usar. La mayor铆a de las empresas tienen computadoras de escritorio, dispositivos m贸viles y computadoras para comunicarse.

Software

Existen diferentes tipos de software, que van desde aplicaciones de voz y video, mensajer铆a instant谩nea, software de conferencias para promover la comunicaci贸n empresarial. La mayor铆a de las empresas tambi茅n necesitan un sistema PBX para enviar llamadas dentro de la organizaci贸n. Muy pocas empresas utilizan la PSTN. Casi todo el mundo se est谩 actualizando al servicio telef贸nico VoIP basado en SIP.

Conexiones

Conexiones se refiere al resto del sistema que conecta a las personas. Si su empresa utiliza un servicio telef贸nico VoIP, este incluye al menos lo siguiente:

  • Proveedor de servicios de telefon铆a por Internet (ITSP)
  • Conexi贸n a internet de alta velocidad
  • Infraestructuras de red como m贸dems, conmutadores y enrutadores.

Tener la estrategia de comunicaci贸n adecuada para su negocio ayuda a minimizar los problemas. No desea que se produzcan comunicaciones incorrectas, mensajes faltantes, errores y equivocaciones debido a las herramientas incorrectas. Algunos errores son peque帽os, mientras que otros tienen consecuencias m谩s graves. 驴Qu茅 pasa si, por ejemplo, un empleado escribe el precio incorrecto al firmar un contrato?

Una estrategia de comunicaci贸n eficaz ayuda a resolver problemas, mejora la colaboraci贸n y la productividad. Desempe帽a un papel importante en diferentes departamentos, como ventas, atenci贸n al cliente, soporte t茅cnico, marketing, etc.

Consejos para mejorar la comunicaci贸n mediante el servicio telef贸nico VoIP

1. Elija el proveedor de VoIP adecuado

Los gerentes y due帽os de negocios eligen un proveedor de servicios telef贸nicos VoIP para su negocio en base a una serie de criterios. A menudo contiene el precio, las caracter铆sticas y consideraciones similares. Pero a menudo se olvidan de considerar los aspectos cualitativos.

Es posible que el contratista m谩s barato que pueda encontrar no brinde un servicio de alta calidad. Es posible que un proveedor que ofrezca todas las funciones que desea no tenga un soporte t茅cnico confiable. 驴Qu茅 har谩s si tienes problemas?

  • Elija un emprendedor que ser谩 su socio a largo plazo. A medida que cambian sus necesidades, el vendedor debe mantenerse al d铆a
  • Conf铆as en tu sistema de comunicaci贸n todos los d铆as, por eso tu emprendedor debe ser confiable
  • Est茅 preparado para pagar un poco m谩s por las funciones que desea
  • No comprometa la calidad ni la atenci贸n al cliente
  • Invierta en un sistema moderno como el servicio telef贸nico VoIP que no necesitar谩 cambiar en uno o dos a帽os

2. Obtenga las herramientas adecuadas

Esto es extremadamente importante para la comunicaci贸n. Por ejemplo, las conexiones m贸viles son imprescindibles en estos d铆as. Puede equipar a todos con tel茅fonos de trabajo o permitirles que traigan sus propios dispositivos. Con el servicio de telefon铆a VoIP, permite que los empleados trabajen de forma remota desde casa o desde el sitio de un cliente. Br铆ndeles opciones y la flexibilidad de personalizar el sistema de acuerdo con su estilo de comunicaci贸n.

Tambi茅n necesita el servicio telef贸nico IP-PBX o VoIP alojado adecuado que funcione incluso en emergencias. No incluya datos en silos. Un empleado debe poder cambiar f谩cilmente entre diferentes canales. Una interfaz f谩cil de usar integrada en las aplicaciones tambi茅n se extiende mucho.

  • Habilite funciones como la transcripci贸n autom谩tica de correo de voz y fax digital para aumentar la productividad
  • El servicio telef贸nico VoIP debe admitir diferentes tipos de aplicaciones de hardware y software
  • En caso de desastre, debe incluir opciones de reparaci贸n y respaldo.
  • El sistema debe ser flexible, escalable y f谩cil de usar.
  • Debe integrarse con otras herramientas comerciales, como su sistema CRM.

3. Capacite a sus empleados

Al comunicarse con partes externas, especialmente con los clientes, la capacitaci贸n de los empleados es imprescindible. Escuchar es una parte importante de una comunicaci贸n eficaz. Aunque la mayor铆a de la gente puede o铆r bien, no todos escuchamos. Estamos demasiado ocupados formulando nuestra respuesta a la otra persona. Los oradores y la comunicaci贸n formal son habilidades que casi todo el mundo est谩 tratando de mejorar. Pero recuerde que escuchar es igual de importante, si no m谩s importante.

La palabra clave para una comunicaci贸n eficaz es el principio de dise帽o de Keep It Simple Stupid (KISS). La complejidad es enemiga de la eficacia. Cualquier sistema debe ser lo m谩s simple posible para que sea f谩cil de usar para todos. Esto tambi茅n se aplica a su estrategia de comunicaci贸n.

Capacite a sus empleados para:

  • Utilice un lenguaje claro y conciso para transmitir cualquier mensaje.
  • Repita el mensaje para asegurarse de que todos lo entiendan.
  • Escuche atentamente y comprenda al cliente antes de responder
  • Revise las interacciones con los clientes para mejorar el futuro
  • Aprenda de la retroalimentaci贸n y la cr铆tica constructiva

4. Conc茅ntrese en las cosas importantes

Las empresas a menudo extra帽an el bosque por los 谩rboles. Quedas tan atrapado en los peque帽os detalles que no ves la imagen completa. Tiene que tomar muchas decisiones al elegir un servicio de telefon铆a VoIP para su negocio. Puede ser un proyecto abrumador, pero siempre puede dividirlo en partes m谩s peque帽as. Solo aseg煤rate de no perder de vista los objetivos finales.

Qu茅 significa eso? Esto significa que acude a un vendedor que cumpla con sus requisitos comerciales, incluso si no es la opci贸n m谩s barata. Debe estar preparado para actualizar antes de tener problemas. Sentar las bases para el futuro a largo plazo de la empresa.

  • No microgestiones a tus empleados
  • No pierdas de vista el panorama general
  • Implemente la base correctamente, todas las dem谩s cosas encajar谩n en su lugar
  • Gestione las expectativas y los costes. Es muy f谩cil sobrepasar el presupuesto y no hay mucho que mostrar.
  • Su sistema de comunicaci贸n es una inversi贸n, no un gasto. 隆Obtener el adecuado producir谩 rendimientos positivos casi de inmediato!

Un sistema de comunicaci贸n empresarial debe atender a diferentes tipos de personas y trabajar en diferentes situaciones. Cada parte debe trabajar con otras para brindar una experiencia perfecta. Necesita adaptarse a diferentes estilos y formatos de comunicaci贸n. En un mundo cada vez m谩s conectado, no es suficiente tener diferentes sistemas que no pueden funcionar juntos. La integraci贸n y la interoperabilidad deben ser su m谩xima prioridad.

Como puede ver, una gran parte de la comunicaci贸n efectiva consiste en implementar el sistema correcto. Sin una base s贸lida, pronto se dar谩 cuenta de que necesita cambiar su proveedor de servicios telef贸nicos VoIP o actualizar sus sistemas con regularidad. Invierta en un sistema moderno que se mantendr谩 en su negocio a medida que crezca durante la pr贸xima d茅cada.

Y eso ha sido todo por hoy,, espero que os haya gustado

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