8 consejos para elegir el mejor sistema telefónico

Bienvenidos de nuevo, soy Juan Míguez, y en este artículo veremos :
8 consejos para elegir el mejor sistema telefónico para pequeñas empresas

Publicado el 25 de septiembre de 2020

Las organizaciones tienen una gran cantidad de opciones cuando se trata de sistemas telefónicos comerciales. Parece que todos los sistemas tienen las mejores funciones de teléfono VoIP. ¿Cómo se hace una lista corta de los cientos de alternativas que existen? El proceso puede llevar mucho tiempo y ser un desafío para cualquier empresa.

Casi todas las empresas parecen estar utilizando una solución de VoIP para pequeñas empresas. Pero, ¿es la elección correcta para ti? Echemos un vistazo rápido a los diferentes tipos de sistemas telefónicos comerciales disponibles para las empresas.

Cuales son tus opciones?

En 2020, tienes varias opciones. Puede elegir entre servicio telefónico fijo analógico, virtual, sistemas locales VoIP y servicio VoIP en la nube.

PSTN y teléfono fijo

La primera opción es ir con lo que se conoce: teléfonos fijos analógicos. Las empresas han estado utilizando estos sistemas telefónicos durante décadas. Esta es una alternativa probada. Obtiene una alta calidad de llamada y es muy confiable.

Los consumidores simplemente conectan el teléfono a una toma de corriente y comienzan a llamar. Las empresas tienen requisitos más complicados. Necesita una centralita privada (PBX) que oriente las llamadas a donde deben ir. Tienes que comprar y mantener muchos equipos. Estos sistemas PBX generalmente se encuentran en algún lugar de una sala de servidores o gabinete.

A pesar de sus beneficios, no es adecuado para nuestro mundo digital moderno. No es flexible y no funciona bien con otros sistemas comerciales. Además, muchos proveedores de telefonía han anunciado las fechas límite para la PSTN en su conjunto. Después de esta fecha, no podrá seguir usando una línea fija, aunque quisiera.

Servicio telefónico virtual

Se diferencia de los sistemas telefónicos tradicionales. Es simplemente un servicio de desvío de llamadas más sofisticado, ideal para emprendedores y autónomos. Cuando alguien llama a su empresa, no llama a un número exclusivo. Se reenvía a un número que especifique, sin importar dónde se encuentre.

Desafortunadamente, los sistemas no funcionan bien para más de dos personas en el mejor de los casos. Es más un complemento de los sistemas telefónicos existentes que una opción independiente. Es barato, pero pronto superará sus capacidades limitadas.

Soluciones de VoIP in situ

VoIP es la tecnología de comunicación del futuro. En lugar de depender de las líneas de cobre, las señales de voz se envían como paquetes de datos en Internet. Las soluciones de VoIP en las instalaciones son similares a los sistemas PBX antiguos. Todavía tiene que comprar equipo y mantenerlo usted mismo. Sin embargo, utiliza tecnología VoIP, lo que la hace flexible, confiable y más adecuada para las empresas del siglo XXI.

Servicios de VoIP en la nube

Estos sistemas también utilizan VoIP, pero todas las funciones y servicios telefónicos se proporcionan a través de la nube. Esto significa que no tiene que comprar, solucionar problemas ni mantener ningún hardware. El proveedor de servicios se encarga de todo. Desde actualizaciones de software hasta nuevas funciones, no tiene nada que hacer.

Estos sistemas telefónicos son especialmente adecuados para pequeñas empresas. No requieren mucha inversión o experiencia interna. Puede configurar uno en unas pocas horas y usarlo sin ningún problema.

Entonces ha decidido optar por las soluciones de VoIP en la nube. ¿Pero cuál es el mejor servicio para ti? Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al registrarse.

1. Planificar funciones

Lo primero que debe buscar son las características incluidas en cualquier plan. ¿Tiene todas las características necesarias que absolutamente necesitas? ¿Tiene características adicionales que pueden ser útiles para su negocio? También debe consultar con el vendedor sobre tarifas adicionales para herramientas específicas. Es posible que algunas funciones no estén incluidas en el plan básico que está viendo.

Pregúntele al vendedor sobre las ventanas de mantenimiento, los programas de actualización y la hoja de ruta para las nuevas funciones. Verifique las versiones anteriores del servicio y vea si el proveedor entrega los horarios prometidos.

2. Costo total de propiedad

No hay duda de que las soluciones de telefonía en la nube para pequeñas empresas son económicas. Aunque el precio anunciado parece ser barato, debe tener en cuenta el costo total de propiedad (TCO).

¿Cuáles son sus gastos durante el primer año de uso del servicio? Considere el equipo y los teléfonos que necesita comprar. Tenga en cuenta el costo de actualizar su red de datos si es necesario. Algunos de sus empleados pueden necesitar formación adicional sobre el nuevo sistema. Estos pequeños costos representan una parte significativa del presupuesto del proyecto.

También debe mirar el retorno de la inversión (ROI). Quiere un ROI positivo en su inversión inicial. Esto significa que debería ver ahorros desde el primer mes de propiedad. Cuanto menor sea la inversión inicial, mayor será la posibilidad de un ROI positivo.

3. Infraestructura existente

También debe considerar si el sistema telefónico comercial que está buscando funcionará con su infraestructura existente. ¿Tiene equipos más antiguos que deben reemplazarse o actualizarse? Tal vez necesite obtener una segunda conexión a Internet dedicada a VoIP. Hacer estos cambios requiere tiempo y recursos económicos.

Si no tiene expertos internos, es posible que deba contratar a alguien para que revise su red existente. Algunos proveedores ofrecen este servicio por una pequeña tarifa o incluso gratis. Deje suficiente tiempo y recursos presupuestarios para evaluar (y actualizar) su configuración actual.

4. Necesidades actuales y futuras

Debe asegurarse de que la solución telefónica satisfaga sus necesidades actuales y el crecimiento futuro. Su negocio puede ser pequeño ahora, pero nunca se sabe lo que sucederá en el futuro. Puede ver un crecimiento espectacular y expandirse considerablemente durante los próximos años. Alternativamente, su negocio puede permanecer estable durante la próxima década sin cambios importantes.

Su sistema telefónico debe poder proporcionar en uno de dos escenarios. Con Cloud VoIP, puede agregar y eliminar líneas fácilmente de acuerdo con sus requisitos. Solo paga por lo que necesita. Puede asignar nuevos números en minutos.

Sin embargo, pregúntele al vendedor si los cambios son gratuitos, requieren pago y con qué rapidez se implementan. ¡No todos los servicios telefónicos funcionan igual!

5. Soporte para dispositivos móviles

Algunas encuestas han encontrado que aproximadamente el 43% de los usuarios estadounidenses trabajan de forma remota en algún momento. Su sistema telefónico debe admitir el teletrabajo y los trabajadores remotos. Esto significa soporte para todo tipo de dispositivos móviles. Sus empleados pueden estar usando teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles para trabajar sobre la marcha. El sistema telefónico debe:

  • Ofrece aplicaciones de softphone para múltiples sistemas operativos móviles
  • Funciona con aplicaciones de software de terceros

En el futuro, el soporte móvil será aún más importante para las pequeñas empresas. Así que asegúrese de que el sistema que elija tenga la capacidad. El soporte móvil garantiza que sus empleados estén siempre conectados, sin importar dónde se encuentren.

6. Facilidad de uso

Una razón importante de la popularidad de Cloud VoIP es la facilidad de uso. Muchos sistemas no requieren ningún tipo de formación. Sus empleados pueden empezar desde el primer día. Sin embargo, cada sistema es diferente.

Evalúe los sistemas que está considerando en función de lo fácil que sea para sus empleados. No se limite a consultar los materiales de marketing o publicidad. Es posible que el sistema más fácil de usar no sea el más adecuado para su negocio.

También recuerde que puede probar diferentes sistemas durante un período corto de tiempo (en algunos casos hasta 30 días). Algunos proveedores ni siquiera requieren una tarjeta de crédito. Así que asegúrese de que sus usuarios prueben el sistema en condiciones reales.

7. Apoyo a antiguas habilidades

Muchas organizaciones usan su sistema telefónico para algo más que comunicarse. Los teléfonos fijos pueden, por ejemplo, estar conectados a sistemas de alarma de seguridad o de puertas. Otras empresas necesitan funciones de fax incluso en 2020. Si tiene tales requisitos, asegúrese de que el sistema sea compatible con lo que necesita.

La mayoría de los servicios de telefonía VoIP de renombre en la nube admiten fax digital. ¡Eso significa que no puede deshacerse completamente de sus máquinas de fax! Los faxes se envían por correo electrónico a su bandeja de entrada. Los empleados también pueden enviar faxes de la misma forma. No es necesario que imprima todos los faxes que reciba, sino solo los importantes.

8. Experiencia y asistencia de proveedores

Aparte de estos aspectos importantes, hay algunas otras cosas que debe tener en cuenta. Por ejemplo, observe detenidamente el historial y la experiencia del vendedor. ¿Tienen un buen historial de apoyo a las pequeñas empresas? ¿El sistema cumple con los requisitos obligatorios si trabaja en una industria regulada?

Otra cosa que las empresas suelen pasar por alto es la atención al cliente. El proveedor de servicios de VoIP en la nube debe ser su socio comercial, no un proveedor más. Cuando su sistema falla, ¿qué tan rápido puede esperar obtener ayuda? Si el servicio telefónico se detiene, ¿con qué rapidez lo recupera? Todas estas son preguntas importantes que debe hacer y obtener respuestas del emprendedor antes de tomar una decisión.

Dicho esto, la actualización a sistemas telefónicos comerciales VoIP puede ser lo mejor que puede hacer hoy. Inmediatamente verá ahorros en sus facturas mensuales. Estos sistemas telefónicos también hacen maravillas para la productividad y cooperación de los empleados. ¡Así que llame a un proveedor de servicios y comience el proceso hoy mismo!

Y este post ha llegado a su fin,, agradezco que lo compartas si te ha gustado

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