Aproveche al máximo su sistema VoIP. Consejos y trucos – Parte 2

Un saludo a todos, soy Carlos Osorio, y hoy os traigo: :

Aproveche al máximo su sistema VoIP – Consejos y trucos para mejorar la eficacia – Parte 2

Publicado el 3 de febrero de 2020

En el artículo anterior hablamos de algunos consejos y trucos para mejorar la eficiencia de su sistema VoIP. La mayoría de ellas, como el aprovisionamiento y la capacitación automatizados, son tareas únicas que debe realizar antes o durante la implementación inicial. Veamos algunas cosas más que puede configurar en esta pieza para aumentar la productividad. Con estos consejos rápidos, puede aprovechar al máximo su nuevo sistema durante el uso diario.

Configurar las funciones de ‘Find Me Follow Me’

Como sabe, con los sistemas VoIP modernos puede utilizar varios dispositivos con el mismo número. Es conveniente para los momentos en que no está fuera de la oficina, trabajando desde casa, viajando o asistiendo a una conferencia. Aún puede llamar y mantenerse en contacto con clientes, miembros del equipo y gerentes. Pero, ¿qué pasa si alguien quiere llamarte? ¿Cómo sabe el sistema qué dispositivo está contigo actualmente?

Hay dos formas en que un empleado puede manejar las llamadas entrantes. Una opción es configurar el sistema para que todos sus dispositivos suenen al mismo tiempo. Te libera para responder llamadas en el teléfono o computadora más cercanos. La persona que llama no necesita saber cómo llamar al teléfono fijo o su dispositivo móvil, pero todos llaman. Esto es muy útil si tiene un horario volátil o viaja constantemente.

La segunda opción es establecer algunas reglas para que solo ciertos teléfonos suenen a diferentes horas del día. Suponga que trabaja desde casa dos días a la semana. En esos días, puede configurar el sistema para encender su dispositivo móvil. El resto de días sonará en su escritorio. En la mayoría de los sistemas, puede configurar una cadena de dispositivos: primero encienda el teléfono IP, luego el teléfono móvil, luego el softphone, etc. Si no responde a la llamada en un dispositivo, pase al siguiente. Si no responde en ninguna parte, enviará a la persona que llama al correo de voz.

No más desplazamientos con llamadas perdidas o mala experiencia del cliente. Su personal será mucho más productivo si esta función está habilitada y configurada correctamente.

Utilice el IVR y la operadora automática de forma eficaz

La respuesta de voz interactiva y el asistente automático no son características nuevas que sean exclusivas de VoIP. Han existido por un tiempo. Sin embargo, no estaba muy disponible para muchas empresas. Habilitar estas funciones era una propuesta costosa que solo las empresas más grandes podían permitirse. Un sistema VoIP los lleva a empresas más pequeñas a un precio asequible. La mayoría de los proveedores incorporan esto en sus planes, por lo que no tiene que pagar más.

Puede utilizar IVR de varias formas. Una tarea útil que puede realizar es informar a las personas que llaman acerca de su negocio mientras esperan comunicarse con alguien. Podría ser como su horario comercial habitual o períodos especiales de vacaciones, próximas ventas, etc. Normalmente los clientes tendrán que preguntárselo a una persona, ahora tienen la información en menos tiempo. Libera a sus agentes de soporte para manejar consultas más complicadas de otros clientes.

También puede programar el sistema para proporcionar a los clientes información específica, como saldos de cuentas o cuentas pendientes, según el número desde el que llaman. Puede parecer una característica pequeña, pero los aumentos de productividad son significativos. ¡Lo único que vale más para una empresa que el dinero es el tiempo y un sistema VoIP puede ahorrarle mucho dinero!

Configurar la transcripción automática del correo de voz

El correo de voz es útil para cualquier negocio, pero la forma de acceder y enviar mensajes es un proceso engorroso. Los sistemas VoIP proporcionan formas más eficientes para que una empresa maneje los mensajes de voz. Para empezar, puede enviar su correo de voz directamente al buzón y transcribirlo también. Por lo tanto, puede tratar los mensajes de voz como si fueran correos electrónicos. Elimínelo, guárdelo para más tarde o registre los detalles que necesita. ¡Todo desde la comodidad de su computadora!

Puede ahorrar a los usuarios una gran cantidad de tiempo que, de otro modo, perderían con la transcripción manual o raspando datos importantes en hojas de papel. Los ahorros combinados para su negocio también se acumulan rápidamente. Piense en todos los datos útiles contenidos en sus mensajes de voz antiguos. Es difícil de organizar, ocupa mucho espacio de almacenamiento y no existe un método útil para analizarlo y obtener información valiosa.

Su sistema VoIP puede traducirlo en mensajes de texto que son más fáciles de almacenar y analizar. Puede habilitar la transcripción de mensajes de voz antiguos y nuevos en tiempo real. En lugar de almacenar gigabytes de datos de voz, puede convertirlos en documentos de texto de fácil acceso.

Los sistemas VoIP a menudo sirven como base para herramientas de comunicaciones unificadas. Pero eso no significa que deba esperar hasta implementar UC para mejorar la eficiencia de su organización. ¡Empezar hoy!

Y con esto, terminamos este artículo, espero que os haya gustado

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