Buzón de voz VoIP

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Buzón de voz VoIP

Publicado el 20 de agosto de 2020

La gestión del correo de voz es una parte integral de cualquier sistema telefónico comercial para empresas. El saludo del correo de voz que los clientes escuchan cuando se conectan a una urna, y la rapidez con que los empleados pueden localizar y responder a sus mensajes de voz, brinda una imagen general de una imagen profesional para cualquier empresa.

Con la multitud de opciones disponibles para que los clientes lleguen a un negocio específico, incluido el correo electrónico, el móvil, la voz, etc. – la gestión del correo de voz se vuelve más complicada.

Los empleados no siempre están en sus escritorios, es posible que no tengan acceso al teléfono de su oficina o que se olviden de grabar un mensaje de voz importante que incluso podría conducir a la pérdida del negocio.

Las funciones de correo de voz VoIP en los sistemas VoIP que se ofrecen son mucho más avanzadas que las disponibles en las tecnologías anticuadas y permiten a los empleados administrar sus buzones de correo de manera más eficiente.

Acceso de voz VoIP

La configuración y el acceso a un correo de voz en una red VoIP se pueden realizar de diferentes formas. El usuario puede consultar los mensajes de voz desde su teléfono VoIP, de forma remota marcando el número de correo de voz, iniciando sesión en su panel de control en línea o por correo electrónico.

La disponibilidad de estas opciones reduce el riesgo de perder nuevos mensajes de voz o de olvidar los antiguos. Los usuarios también pueden realizar cambios en la configuración del correo de voz a través de su teléfono o el panel de control en línea.

Correo de voz a correo electrónico

El correo electrónico se ha vuelto tan esencial para todos los profesionales que trabajan, que en muchas circunstancias un empleado no tiene acceso a su teléfono, pero puede recuperar correos electrónicos (a través de tabletas, computadoras cliente, etc.)

La mayoría de los proveedores de servicios de VoIP ofrecen a los clientes la oportunidad de enviar mensajes de voz como archivos adjuntos de audio a través del servicio de correo electrónico.

Los empleados pueden optar por recibir notificaciones de correo de voz, el correo de voz real o una versión transcrita en su bandeja de entrada. Las organizaciones pueden agregar funciones aún más sofisticadas que permiten a los empleados responder directamente a dichos mensajes, reenviarlos a otros usuarios para compartir información o enviar el correo de voz a un software CRM para un seguimiento posterior.

Dado que los mensajes de correo de voz se reciben en la bandeja de entrada, se pueden almacenar en una estación de trabajo en particular, hacer una copia de seguridad o almacenarlos en repositorios para una mejor organización.

Buzones de correo personales o de departamentos

Algunos departamentos, como ventas y servicio al cliente, pueden necesitar su propio correo de voz para brindar un mejor servicio a los clientes. El sistema de correo de voz VoIP se puede configurar para enviar a las personas que llaman al buzón del departamento si no hay ningún empleado disponible o si es fuera del horario comercial.

Los clientes también pueden optar por redirigir al correo de voz individual si conocen el número de la persona con la que quieren contactar.

De esta manera, los clientes pueden ser atendidos lo antes posible por los disponibles dentro del departamento, en lugar de esperar a un individuo específico, especialmente si el empleado puede resolver el problema.

Saludos personalizables

Varios proveedores de VoIP ofrecen la oportunidad de personalizar el saludo del correo de voz para usuarios individuales, departamentos y también para el buzón de correo de la empresa. La empresa puede incluso cambiar el saludo, según la hora del día, cuando la oficina está abierta o cerrada, por vacaciones, etc.

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