C贸mo configurar correctamente un sistema telef贸nico VoIP

Hola a todos, soy Carlos Osorio, y hoy veremos :

C贸mo configurar correctamente un sistema telef贸nico VoIP

Publicado el 5 de agosto de 2020

Al igual que los dinosaurios antes que nosotros, los tel茅fonos fijos est谩n desapareciendo, aunque los sistemas telef贸nicos VoIP se han vuelto populares. 隆Algunas personas no recuerdan en absoluto que usaron un tel茅fono fijo! Al principio, las empresas tardaron en adaptarse, pero tambi茅n se cambiaron a VoIP durante la 煤ltima d茅cada. Una configuraci贸n adecuada de VoIP llevar谩 a帽os y tambi茅n le permitir谩 ahorrar mucho dinero a su empresa.

Para aprovechar al m谩ximo VoIP, necesita saber c贸mo configurarlo. Los sistemas telef贸nicos comerciales VoIP son relativamente simples en comparaci贸n con el tel茅fono fijo. Pero necesita saber lo que quiere de su configuraci贸n de VoIP. Recuerde que cada sistema VoIP es 煤nico para sus usuarios. Lo que funciona para usted puede no funcionar para otra persona y viceversa.

1. Cosas hacer para la configuraci贸n de VoIP

Un sistema de VoIP eficaz requiere planificaci贸n y reflexi贸n. Para un usuario dom茅stico, configurar VoIP lleva unos minutos. Todo lo que tiene que hacer es encender su tel茅fono VoIP y / o caja de ventas y comenzar a llamar. Es un poco m谩s complicado para las empresas como crees.

1. 驴Qu茅 proveedor de servicios deber铆a utilizar?

Existen cientos de proveedores de servicios de VoIP. La decisi贸n de elegir un proveedor de servicios VoIP es en s铆 misma un tema completo. Depende de varios factores, que incluyen:

  • su presupuesto
  • La cantidad y tipo de funciones que necesita
  • Soporte t茅cnico y al cliente
  • El historial y la experiencia del emprendedor

2. Instituci贸n de VoIP – 驴Servicios de alojamiento o SIP local?

Aunque ambos implementos dependen de la tecnolog铆a VoIP, cada uno tiene sus pros y sus contras. La sabidur铆a convencional ha dicho durante mucho tiempo que los servicios de alojamiento son los mejores para las peque帽as y medianas empresas. Las organizaciones m谩s grandes necesitan invertir e implementar sus implementaciones SIP.

Pero esta tendencia est谩 cambiando. Las empresas m谩s grandes eligen los servicios de alojamiento para reducir el mantenimiento. Las empresas m谩s peque帽as optan por invertir en sus instalaciones SIP a largo plazo. La forma m谩s eficaz de decidir es considerar qu茅 opci贸n funcionar谩 bien para los requisitos y usuarios de su negocio.

Si esta es su primera incursi贸n en el mundo de los sistemas telef贸nicos VoIP, esta es la mejor manera de utilizar los servicios.

4. Prepare su red antes de configurar VoIP

La principal diferencia entre VoIP y tel茅fonos fijos anal贸gicos es el hecho de que el primero utiliza redes de datos. Todas sus llamadas de voz se enviar谩n a trav茅s de la red de su oficina e Internet. Esto significa que la velocidad de Internet y el ancho de banda de la red juegan un papel importante en su configuraci贸n de VoIP. Considere las siguientes preguntas:

  • 驴Puede su velocidad de Internet admitir llamadas VoIP?
  • 驴Tiene suficiente ancho de banda adicional para tr谩fico adicional?
  • 驴Su hardware de red (enrutadores, conmutadores, m贸dems, etc.) est谩 listo para VoIP?
  • 驴Tiene el firmware, los parches y las actualizaciones de seguridad m谩s recientes para su equipo?
  • 驴Tiene opciones de respaldo para datos y energ铆a?

Si la respuesta a una de estas preguntas es no, debe corregir la situaci贸n antes de configurar VoIP.

5. Decidir sobre los tipos de tel茅fonos VoIP

Cualquier sistema VoIP requerir谩 tel茅fonos para que los usuarios realicen llamadas. Afortunadamente, VoIP ofrece una gran cantidad de opciones. Puede utilizar aplicaciones de tel茅fonos inteligentes en hardware existente, como dispositivos m贸viles y computadoras. O puede comprar tel茅fonos de escritorio dedicados para ciertos empleados. Muchas empresas aprecian la conveniencia de las conferencias telef贸nicas para llamadas de grupo y reuniones. Tambi茅n es posible que necesite accesorios de VoIP como auriculares o adaptadores.

2. C贸mo configurar VoIP correctamente

Si opta por los servicios de VoIP ofrecidos, no hay mucho en nombre de la configuraci贸n t茅cnica. Si sus tel茅fonos VoIP admiten el aprovisionamiento autom谩tico, encenderlo es tan simple como encenderlo. El problema real es c贸mo puede configurar diferentes funciones para satisfacer las necesidades de sus empleados y clientes.

En general, su configuraci贸n de VoIP afecta la forma en que sus clientes experimentan el negocio. 驴Quieres que piensen que eres una empresa grande y estable o una peque帽a empresa que ofrece servicios personales?

6. La voz de la empresa

驴Deber铆a utilizar la voz de un empleado o director ejecutivo en lugar de contratar a un actor de doblaje profesional? Con la mayor铆a de los sistemas VoIP, puede grabar saludos, mensajes y otros mensajes de voz. Si es una peque帽a empresa, sus clientes preferir谩n escuchar una voz amigable y familiar. Pero si atiende principalmente a otras empresas, una encuesta profesional puede ayudar con esa primera impresi贸n.

Se aplica un razonamiento similar cuando se trata de m煤sica en espera. Si sus clientes conocen bien el jingle de su empresa, vale la pena usarlo como m煤sica de espera. Pero algunas empresas prefieren la m煤sica cl谩sica a las personas que llaman frustradas. Tenga en cuenta su imagen de marca y sus clientes al elegir la m煤sica.

7. Grabar llamadas

驴Alguna vez ha llamado a una gran empresa y no a una audiencia conocida: 芦esta llamada se est谩 grabando con fines de calidad禄? Pero a muchos clientes no les gusta que se graben sus llamadas. Por lo tanto, desea evitarlo a menos que tenga una raz贸n convincente (regulaciones, obediencia, recibir 贸rdenes, etc.). Antes de activar la grabaci贸n de llamadas, aseg煤rese de cumplir con las regulaciones gubernamentales / federales.

El men煤 de apertura

El men煤 de apertura es una parte importante de su configuraci贸n de VoIP. 驴Cu谩ntas opciones desea ofrecer a las personas que llaman? 驴Quiere que sus clientes puedan elegir departamentos espec铆ficos o incluso personas? Cuantas m谩s opciones ofrezca, mejor podr谩 gestionar las llamadas. Pero tambi茅n aumenta las posibilidades de que un cliente se junte porque est谩 frustrado. Trate de mantener la estructura del tel茅fono simple y siempre tenga la opci贸n de que las personas que llaman puedan hablar con alguien directamente.

Gesti贸n de llamadas

Pr谩cticamente no hay empresa que pueda permitirse responder todas las llamadas en 30 segundos o menos. Tarde o temprano tendr谩 que poner a las personas que llaman en espera o hacerlas esperar. Esto significa que debe decidir c贸mo manejar谩 sus llamadas. Algunos aspectos a considerar incluyen:

  • 驴Por qu茅 la mayor铆a de los clientes llaman a su empresa? 驴Tiene una opci贸n separada para consultas b谩sicas (informaci贸n de la cuenta, estado del pedido, etc.) que ninguna persona necesita?
  • 驴Deben dirigirse determinadas solicitudes a un departamento, un grupo o un individuo?
  • Si alguien no responde la llamada, 驴deber铆a ir al correo de voz, a una bandeja de entrada de grupo u otra cosa?
  • 驴Not贸 patrones de tr谩fico durante el d铆a o la semana? Decida c贸mo manejar el aumento de la demanda durante las horas pico.

驴Quieres tener un tel茅fono fijo?

Un buen n煤mero de configuraciones de VoIP tienen una l铆nea fija en alguna parte. Esto se debe a que su tel茅fono fijo puede conectarse a otros sistemas, como alarmas de seguridad, sistemas de puertas autom谩ticas, etc. O puede confiar en el fax y su vendedor no ofrece opciones de fax digital. Algunas empresas incluso utilizan tel茅fonos fijos como opci贸n de respaldo si fallan los tel茅fonos VoIP.

Configurar QoS

Ninguna gu铆a para configurar VoIP est谩 completa sin abordar el concepto de calidad de servicio. QoS es la mejor manera de garantizar la calidad del sonido en la red. Esto le permite reservar ancho de banda en la red para llamadas de voz.

Su enrutador hace esto etiquetando paquetes de audio y prioriz谩ndolos en los cuellos de botella de tr谩fico. Esto significa que sus llamadas llegan, incluso si hay una gran carga en la red (grandes descargas u otras actividades).

Algunos enrutadores tambi茅n le permiten priorizar manualmente ciertas aplicaciones. Por lo tanto, puede asegurarse de que sus aplicaciones de software tengan una prioridad m谩s alta que cualquier otra aplicaci贸n en la red.

Decidir c贸mo manejar las llamadas grupales para las reuniones

驴Tiene salas de conferencias para reuniones virtuales? Muchas organizaciones utilizan llamadas grupales de VoIP, con o sin video, para reemplazar las reuniones personales. Le ahorra tiempo y dinero. Sin embargo, debe estar preparado para el hardware y la infraestructura adecuados.

Seg煤n el tama帽o de la sala y la cantidad de asistentes, es posible que desee invertir en modelos de conferencias dedicados. Estos dispositivos tienen varios parlantes y / o micr贸fonos para adaptarse a las reuniones. 隆Incluso puede realizar sesiones de formaci贸n y seminarios con su configuraci贸n de VoIP!

3. Pruebe su sistema VoIP

No se puede configurar su sistema telef贸nico VoIP. Debe asegurarse de que su sistema funcione en condiciones reales. Antes de usar, pruebe todo el sistema lo m谩s a fondo posible. Incluso puede simular una emergencia (sin electricidad ni Internet) y ver si todav铆a puede llamar. 驴Puede su empresario redirigir autom谩ticamente las llamadas a sus opciones de respaldo? 驴Qu茅 tan r谩pido puede comunicarse con su soporte t茅cnico para la resoluci贸n de problemas?

Esto significa que debe realizar diferentes tipos de llamadas y asegurarse de que se completen correctamente. Solicite a un peque帽o grupo de usuarios que realice llamadas de prueba desde diferentes dispositivos y ubicaciones. Supervise estas llamadas y recopile informaci贸n sobre la calidad del sonido, el ruido de fondo, la facilidad de uso, etc.

A veces, esta fase de prueba revelar谩 que necesita capacitar a los usuarios en el nuevo sistema. La mayor铆a de los proveedores tienen herramientas y manuales que puede utilizar. Ense帽e a sus usuarios aspectos importantes, como seguridad, contrase帽as y configuraci贸n de funciones.

Utilice los consejos anteriores para una configuraci贸n de VoIP exitosa. 隆Ll谩menos hoy para ver lo f谩cil que es comenzar!

Y este post ha llegado a su fin,, espero que os haya gustado

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