Cómo configurar correctamente un sistema telefónico VoIP

Hola a todos, soy Carlos Osorio, y hoy veremos :

Cómo configurar correctamente un sistema telefónico VoIP

Publicado el 5 de agosto de 2020

Al igual que los dinosaurios antes que nosotros, los teléfonos fijos están desapareciendo, aunque los sistemas telefónicos VoIP se han vuelto populares. ¡Algunas personas no recuerdan en absoluto que usaron un teléfono fijo! Al principio, las empresas tardaron en adaptarse, pero también se cambiaron a VoIP durante la última década. Una configuración adecuada de VoIP llevará años y también le permitirá ahorrar mucho dinero a su empresa.

Para aprovechar al máximo VoIP, necesita saber cómo configurarlo. Los sistemas telefónicos comerciales VoIP son relativamente simples en comparación con el teléfono fijo. Pero necesita saber lo que quiere de su configuración de VoIP. Recuerde que cada sistema VoIP es único para sus usuarios. Lo que funciona para usted puede no funcionar para otra persona y viceversa.

1. Cosas hacer para la configuración de VoIP

Un sistema de VoIP eficaz requiere planificación y reflexión. Para un usuario doméstico, configurar VoIP lleva unos minutos. Todo lo que tiene que hacer es encender su teléfono VoIP y / o caja de ventas y comenzar a llamar. Es un poco más complicado para las empresas como crees.

1. ¿Qué proveedor de servicios debería utilizar?

Existen cientos de proveedores de servicios de VoIP. La decisión de elegir un proveedor de servicios VoIP es en sí misma un tema completo. Depende de varios factores, que incluyen:

  • su presupuesto
  • La cantidad y tipo de funciones que necesita
  • Soporte técnico y al cliente
  • El historial y la experiencia del emprendedor

2. Institución de VoIP – ¿Servicios de alojamiento o SIP local?

Aunque ambos implementos dependen de la tecnología VoIP, cada uno tiene sus pros y sus contras. La sabiduría convencional ha dicho durante mucho tiempo que los servicios de alojamiento son los mejores para las pequeñas y medianas empresas. Las organizaciones más grandes necesitan invertir e implementar sus implementaciones SIP.

Pero esta tendencia está cambiando. Las empresas más grandes eligen los servicios de alojamiento para reducir el mantenimiento. Las empresas más pequeñas optan por invertir en sus instalaciones SIP a largo plazo. La forma más eficaz de decidir es considerar qué opción funcionará bien para los requisitos y usuarios de su negocio.

Si esta es su primera incursión en el mundo de los sistemas telefónicos VoIP, esta es la mejor manera de utilizar los servicios.

4. Prepare su red antes de configurar VoIP

La principal diferencia entre VoIP y teléfonos fijos analógicos es el hecho de que el primero utiliza redes de datos. Todas sus llamadas de voz se enviarán a través de la red de su oficina e Internet. Esto significa que la velocidad de Internet y el ancho de banda de la red juegan un papel importante en su configuración de VoIP. Considere las siguientes preguntas:

  • ¿Puede su velocidad de Internet admitir llamadas VoIP?
  • ¿Tiene suficiente ancho de banda adicional para tráfico adicional?
  • ¿Su hardware de red (enrutadores, conmutadores, módems, etc.) está listo para VoIP?
  • ¿Tiene el firmware, los parches y las actualizaciones de seguridad más recientes para su equipo?
  • ¿Tiene opciones de respaldo para datos y energía?

Si la respuesta a una de estas preguntas es no, debe corregir la situación antes de configurar VoIP.

5. Decidir sobre los tipos de teléfonos VoIP

Cualquier sistema VoIP requerirá teléfonos para que los usuarios realicen llamadas. Afortunadamente, VoIP ofrece una gran cantidad de opciones. Puede utilizar aplicaciones de teléfonos inteligentes en hardware existente, como dispositivos móviles y computadoras. O puede comprar teléfonos de escritorio dedicados para ciertos empleados. Muchas empresas aprecian la conveniencia de las conferencias telefónicas para llamadas de grupo y reuniones. También es posible que necesite accesorios de VoIP como auriculares o adaptadores.

2. Cómo configurar VoIP correctamente

Si opta por los servicios de VoIP ofrecidos, no hay mucho en nombre de la configuración técnica. Si sus teléfonos VoIP admiten el aprovisionamiento automático, encenderlo es tan simple como encenderlo. El problema real es cómo puede configurar diferentes funciones para satisfacer las necesidades de sus empleados y clientes.

En general, su configuración de VoIP afecta la forma en que sus clientes experimentan el negocio. ¿Quieres que piensen que eres una empresa grande y estable o una pequeña empresa que ofrece servicios personales?

6. La voz de la empresa

¿Debería utilizar la voz de un empleado o director ejecutivo en lugar de contratar a un actor de doblaje profesional? Con la mayoría de los sistemas VoIP, puede grabar saludos, mensajes y otros mensajes de voz. Si es una pequeña empresa, sus clientes preferirán escuchar una voz amigable y familiar. Pero si atiende principalmente a otras empresas, una encuesta profesional puede ayudar con esa primera impresión.

Se aplica un razonamiento similar cuando se trata de música en espera. Si sus clientes conocen bien el jingle de su empresa, vale la pena usarlo como música de espera. Pero algunas empresas prefieren la música clásica a las personas que llaman frustradas. Tenga en cuenta su imagen de marca y sus clientes al elegir la música.

7. Grabar llamadas

¿Alguna vez ha llamado a una gran empresa y no a una audiencia conocida: «esta llamada se está grabando con fines de calidad»? Pero a muchos clientes no les gusta que se graben sus llamadas. Por lo tanto, desea evitarlo a menos que tenga una razón convincente (regulaciones, obediencia, recibir órdenes, etc.). Antes de activar la grabación de llamadas, asegúrese de cumplir con las regulaciones gubernamentales / federales.

El menú de apertura

El menú de apertura es una parte importante de su configuración de VoIP. ¿Cuántas opciones desea ofrecer a las personas que llaman? ¿Quiere que sus clientes puedan elegir departamentos específicos o incluso personas? Cuantas más opciones ofrezca, mejor podrá gestionar las llamadas. Pero también aumenta las posibilidades de que un cliente se junte porque está frustrado. Trate de mantener la estructura del teléfono simple y siempre tenga la opción de que las personas que llaman puedan hablar con alguien directamente.

Gestión de llamadas

Prácticamente no hay empresa que pueda permitirse responder todas las llamadas en 30 segundos o menos. Tarde o temprano tendrá que poner a las personas que llaman en espera o hacerlas esperar. Esto significa que debe decidir cómo manejará sus llamadas. Algunos aspectos a considerar incluyen:

  • ¿Por qué la mayoría de los clientes llaman a su empresa? ¿Tiene una opción separada para consultas básicas (información de la cuenta, estado del pedido, etc.) que ninguna persona necesita?
  • ¿Deben dirigirse determinadas solicitudes a un departamento, un grupo o un individuo?
  • Si alguien no responde la llamada, ¿debería ir al correo de voz, a una bandeja de entrada de grupo u otra cosa?
  • ¿Notó patrones de tráfico durante el día o la semana? Decida cómo manejar el aumento de la demanda durante las horas pico.

¿Quieres tener un teléfono fijo?

Un buen número de configuraciones de VoIP tienen una línea fija en alguna parte. Esto se debe a que su teléfono fijo puede conectarse a otros sistemas, como alarmas de seguridad, sistemas de puertas automáticas, etc. O puede confiar en el fax y su vendedor no ofrece opciones de fax digital. Algunas empresas incluso utilizan teléfonos fijos como opción de respaldo si fallan los teléfonos VoIP.

Configurar QoS

Ninguna guía para configurar VoIP está completa sin abordar el concepto de calidad de servicio. QoS es la mejor manera de garantizar la calidad del sonido en la red. Esto le permite reservar ancho de banda en la red para llamadas de voz.

Su enrutador hace esto etiquetando paquetes de audio y priorizándolos en los cuellos de botella de tráfico. Esto significa que sus llamadas llegan, incluso si hay una gran carga en la red (grandes descargas u otras actividades).

Algunos enrutadores también le permiten priorizar manualmente ciertas aplicaciones. Por lo tanto, puede asegurarse de que sus aplicaciones de software tengan una prioridad más alta que cualquier otra aplicación en la red.

Decidir cómo manejar las llamadas grupales para las reuniones

¿Tiene salas de conferencias para reuniones virtuales? Muchas organizaciones utilizan llamadas grupales de VoIP, con o sin video, para reemplazar las reuniones personales. Le ahorra tiempo y dinero. Sin embargo, debe estar preparado para el hardware y la infraestructura adecuados.

Según el tamaño de la sala y la cantidad de asistentes, es posible que desee invertir en modelos de conferencias dedicados. Estos dispositivos tienen varios parlantes y / o micrófonos para adaptarse a las reuniones. ¡Incluso puede realizar sesiones de formación y seminarios con su configuración de VoIP!

3. Pruebe su sistema VoIP

No se puede configurar su sistema telefónico VoIP. Debe asegurarse de que su sistema funcione en condiciones reales. Antes de usar, pruebe todo el sistema lo más a fondo posible. Incluso puede simular una emergencia (sin electricidad ni Internet) y ver si todavía puede llamar. ¿Puede su empresario redirigir automáticamente las llamadas a sus opciones de respaldo? ¿Qué tan rápido puede comunicarse con su soporte técnico para la resolución de problemas?

Esto significa que debe realizar diferentes tipos de llamadas y asegurarse de que se completen correctamente. Solicite a un pequeño grupo de usuarios que realice llamadas de prueba desde diferentes dispositivos y ubicaciones. Supervise estas llamadas y recopile información sobre la calidad del sonido, el ruido de fondo, la facilidad de uso, etc.

A veces, esta fase de prueba revelará que necesita capacitar a los usuarios en el nuevo sistema. La mayoría de los proveedores tienen herramientas y manuales que puede utilizar. Enseñe a sus usuarios aspectos importantes, como seguridad, contraseñas y configuración de funciones.

Utilice los consejos anteriores para una configuración de VoIP exitosa. ¡Llámenos hoy para ver lo fácil que es comenzar!

Y este post ha llegado a su fin,, espero que os haya gustado

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