Cómo VoIP ‘mejora la música en espera’

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Cómo VoIP ‘mejora la música en espera’

Publicado el 18 de septiembre de 2020

La tecnología VoIP ha cambiado la forma en que las empresas se comunican, tanto interna como externamente. Los sistemas VoIP actuales refuerzan una amplia gama de nuevas características que no serían posibles en las cajas PBX. Estos servicios también han mejorado características antiguas como correo de voz y fax, que ha traído con otros instrumentos digitales al siglo XXI.

Musica para tus oidos

A la mayoría de las personas no les importa la música que suena cuando lo ponen en espera. Sin embargo, no se puede culpar a los oyentes: la mayoría de la música que se sostiene es, en el mejor de los casos, olvidable y, en el peor, molesta. Pero la misma música puede mejorar la imagen de su marca, mejorar las ventas o calmar a los clientes enojados que llaman a sus equipos de soporte. Todo eso es posible si elige la música, el mensaje o el sonido adecuados para mejorar la experiencia del cliente.

La música que se ha suspendido no es precisamente nueva en los sistemas telefónicos para empresas. Las empresas lo han utilizado durante décadas. Los servicios de VoIP que se ofrecen hoy mejoran esta función y ofrecen a los clientes muchas más opciones para elegir. Si bien los viejos instrumentos PBX ofrecían música en la rueda, estaba limitado a lo que podía hacer con ellos. Puede elegir entre un puñado de bucles de música o, en el mejor de los casos, grabar su propia pista para reproducirla. Con VoIP puedes hacer mucho más.

Qué puedes hacer con la música en espera

Los servicios de VoIP ofrecen una multitud de opciones para la música en espera. Puedes elegir entre bandas sonoras de stock, subir las tuyas propias, grabar mensajes específicos para diferentes números e incluso eliminarlos según la hora del día o de la semana. El cielo es el límite como la música que escuchan las personas que llaman mientras esperan.

Las empresas harán bien en aprovechar estas opciones. Elegir la música adecuada puede mejorar su imagen y profesionalismo. Al mismo tiempo, una banda sonora incorrecta puede dañar su marca. La música que prefiere un banco o una compañía de tarjetas de crédito puede ser completamente inapropiada para una marca de artículos deportivos. VoIP le ofrece una opción detallada a este respecto: puede establecer el orden de las diferentes pistas o aleatorizarlo para las personas que llaman. Incluso puede configurar la lista de reproducción para que se detenga la última vez que se detuvo para reducir la probabilidad de que una persona que llama escuche la misma música una y otra vez.

El hecho de que la función se llame música en espera no significa que solo tenga que reproducir música. Varias empresas aprovechan esta oportunidad para reproducir mensajes grabados que son útiles para las personas que llaman mientras esperan. Puede grabar una variedad de mensajes para diferentes números de acuerdo con el propósito de la persona que llama. Si la persona que llama quiere el departamento de ventas, el mensaje que está esperando puede notificarle las ofertas especiales actuales, las rebajas o la dirección de la tienda más cercana. Para el departamento de servicio, es posible que desee utilizar mensajes tranquilizadores que le aseguren al cliente que está en la fila o el tiempo de espera estimado hasta que se comunique con un agente de servicio.

Mantenga contentos a sus interlocutores con música en espera

Lo primero que debe hacer es asegurarse de elegir el sonido adecuado para su organización. El punto de contacto de cada cliente, y esto también es de esperar, contribuye a su imagen de marca general. ¿Tu empresa proyecta una imagen divertida, deportiva o seria? Esto afectará su elección de sonido. ¡Es posible que las personas que llaman a un hospital no aprecien una banda sonora fuerte que les dispara los oídos!

Así como la música debe ser apropiada para su marca, también debe ser adecuada para quienes llaman. Los clientes pueden llamar a su departamento de servicio para obtener ayuda con problemas, su departamento de ventas para consultas o su departamento de cuentas para problemas de facturación. ¡Lo último que desea hacer con los clientes frustrados es aumentar su frecuencia cardíaca! Pero una canción brillante y picante podría ser el boleto para su equipo de ventas. Dado que VoIP le permite configurar diferentes sonidos para diferentes números de teléfono, utilícelo a su favor.

Todas las organizaciones intentan detener los tiempos, pero a veces no puede hacer nada más que poner a la persona que llama en espera mientras el agente la transfiere al departamento correcto. Los equipos de servicio al cliente deben poner en espera a las personas que llaman cuando el volumen de llamadas es alto, especialmente durante emergencias u otros problemas generalizados. Pero eso no significa que deba obligar a las personas que llaman a escuchar la misma canción repetidamente durante unos minutos. Asegúrese de seleccionar varias canciones o pistas de audio para reducir la repetición.

La música que reproduce mientras la persona que llama está en espera puede hacer más que entretenerlo mientras espera. Puede aprovechar la oportunidad para mantener informadas a las personas que llaman, calmar a los clientes enojados o generar ventas. Mire las opciones que ofrece su proveedor de VoIP y adapte la experiencia a su marca, clientes y situación específica.

Aprovecho la ocasión para despedirme,, muchas gracias por tu lectura

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