Consejos para liderar conferencias telefónicas efectivas

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Consejos para liderar conferencias telefónicas efectivas

Publicado el 3 de noviembre de 2020

Las empresas tienen reuniones todo el tiempo es una herramienta esencial para la comunicación con colegas. Sin embargo, estas reuniones no siempre son cara a cara. Aunque las reuniones personales son eficaces y productivas, es posible que no siempre tenga la opción. A menudo, puede tener llamadas de conferencia efectivas que logren los mismos objetivos que una reunión.

La pandemia actual es un buen ejemplo de esto. cómo las reuniones no siempre tienen que ser personales. Incluso antes de esta pandemia, había miles de organizaciones que prácticamente reuniones a través de conferencias telefónicas. A medida que su empresa crece, es posible que no todos sus empleados trabajen en la misma oficina. Es posible que deba reunirse con proveedores o socios de diferentes países o incluso del otro lado del mundo.

En la mayoría de estas situaciones, es posible reunirse en persona, aparte de una pandemia. Pero esto ¿Significa esto que las reuniones pueden ser caras, lleva mucho tiempo o simplemente no es práctico si insiste en reunirse en persona. En cambio, una teleconferencia eficaz puede hacer que los equipos pierdan más en menos tiempo y con menos recursos (tiempo, energía y dinero).

Consejos para conferencias telefónicas efectivas

Ahora es posible que haya asistido a conferencias telefónicas antes, por si acaso ha estado en varias reuniones en la oficina. Sin embargo, no todas las conferencias telefónicas son iguales. Hay gente donde los participantes llegan tarde, reina la confusión y al final todos sienten que fue una pérdida de tiempo. Luego están otros donde se preparó el líder de la reunión, los participantes hicieron una buena discusión y tomaron decisiones importantes. Por supuesto, los líderes empresariales quieren más de lo último y menos confusión.

Pero para dirigir conferencias telefónicas efectivas, se requiere habilidad y práctica. Algunos de los consejos a continuación son comunes a todas las reuniones, en persona o de otro modo. Pero tenga en cuenta algunos aspectos adicionales o diferentes cuando la reunión es virtual, con o sin video. Así que aquí hay un algunas pistas para ayudarte a comportarte las conferencias telefónicas más efectivas para tu negocio.

Cosas a considerar antes de comenzar a llamar

Como en cualquier reunión, también debes tener cuidado algunas cosas antes de que comience la llamada. Recuerde que las conferencias telefónicas dependen de la tecnología y pueden requerir más preparación que simplemente reservar una sala de reuniones en el pasillo. Para aquellos que nunca han utilizado una solución de conferencia telefónica o nunca han asistido a una conferencia telefónica, incluso una aventura puede ser una aventura.

Tenga en cuenta que todas las conferencias telefónicas son únicas, por lo que si bien se necesitan presentaciones para una, es posible que otras no las necesiten. Lo mismo ocurre con una llamada de conferencia en la que todos están a distancia en lugar de una en la que solo algunos llaman.

1. Pruebe el equipo

Mucho antes de comenzar una conferencia, prueba tu equipo. Y no es solo tu computadora. Comprueba tu conexión a Internet, los auriculares que vas a utilizar, así como cualquier otro equipo que necesites. Además, no olvide el software, especialmente si aún no ha utilizado esta solución en particular. Después de asegurarse de que todo funcione como debería recordar a los demás participantes que hagan lo mismo. Ofrezca configurar su equipo si es necesario. Puede parecer mucho más trabajo, pero se sorprenderá de la eficacia de sus conferencias telefónicas.

Muchas empresas utilizan un sistema de conferencias independiente que no está conectado a teléfonos normales. Esto hace que sea más difícil que todos estén en la misma página, ya que no usan la solución todos los días. En su lugar, es posible que desee considerar un sistema telefónico empresarial que incluya una solución de conferencias incorporada. Servicios VoIP ofrecidos como Centralitasbaratas.esa fantástica solución si planea realizar conferencias telefónicas con regularidad.

2. Comprender el software y el hardware

Ahora que tienes el trabajo de hardware y software, es hora de conocerlo mejor. Necesita conocer el software y los botones físicos para amortiguarse y amortiguarse. Lo último que desea es escuchar el ruido de fondo de varios participantes o gritar de fondo porque alguien está trabajando desde casa.

Otras características que debe conocer son: encender y apagar la videocámara. Una llamada de conferencia a menudo se interrumpía por una salida repentina o porque los participantes encendían la cámara cuando no tenían la intención. También asegúrate de saber cómo reincorporarse a la llamada si se va o si algo más lo hace abandonar.

3. Decide los parámetros

Esto también es algo que debe hacer con anticipación, incluso antes de enviar una agenda. Decidir el parámetros de su conferencia telefónica

  • ¿Permitirás o bloquearás el video?
  • Si alguien quiere conectarse por audio, ¿es correcto?
  • ¿Pueden los participantes participar y partir según lo requiera su sección o todos deberían estar allí de principio a fin?
  • ¿La llamada tendrá un tiempo establecido o debería continuar hasta que tome una decisión específica?

Es importante que todos sepan estos detalles para que puedan prepararse. ¡Realmente no desea sorprender a la gente con una conferencia telefónica el lunes por la mañana que demora 4 horas sin previo aviso!

4. Envía un calendario

Una vez que tenga los parámetros, es hora de hacerlo envíe una agenda. Puede parecer anticuado, pero una agenda ayuda a todos a comprender el propósito de la llamada. Tener una agenda para la llamada aumenta las posibilidades de tener una llamada de conferencia eficaz. Explique el (los) tema (s) de la reunión, cuándo comienza y termina la llamada, los nombres y roles de todos los participantes, junto con otros detalles relevantes. Si su llamada tiene muchos participantes, puede ayudar designar un cuaderno o grabe la llamada para poder registrar los detalles más tarde.

5. Únete antes de la hora establecida

El líder, en este caso usted, siempre debe Únase a la llamada con al menos 5 minutos de anticipación debe comenzar. A nadie le gusta una reunión en la que el líder llega tarde. Esté preparado para charlar y hablar mientras espera hasta que todos se unan. No inicie la presentación formal antes de que todos se unan, pero hable con los demás durante unos minutos.

Durante la llamada

Entonces todos están aquí y comenzaron la conferencia. ¿Qué vas a hacer después? ¿La reunión se sumerge en el hecho de que todos se conocen? Independientemente del contexto, hay algunos cosas que hacer durante la llamada para que pueda tener una reunión productiva.

1. Establecer la agenda

Esta es una manera fácil de iniciar la conversación. Configure el calendario que envió y pregunte si alguien desea agregar algún elemento importante de inmediato. Esto le permite controlar la reunión y asegurarse de que no termine perdiendo el tiempo en temas irrelevantes.

2. Preséntate

No solo tienes que hacerlo presentarte al principio pero también sugerir a otros. Incluso si conoce a todos los participantes, siempre es una buena idea. También puede pedirles que se presenten. El único momento en que se puede omitir es si se reúne regularmente con el mismo grupo o si todos trabajan juntos.

3. Refiérase a las personas por su nombre para que todos sepan a quién responder.

Este consejo es esencial para evitar confusiones pero no mucha gente lo hace. Siempre consulte a las personas durante la reunión cuando hagan una pregunta o esperen una respuesta. Esto evita la incómoda confusión sobre quién debe responder algo o dónde todos están esperando que alguien más hable a continuación. También permite que las personas sepan quién responde porque las personas pueden sonar igual por teléfono.

4. Humedezca usted mismo y otros participantes

Este es un consejo básico para conferencias, pero es sorprendente cuánta gente necesita la memoria. Ya sea que esté en una cafetería, en la oficina o en su casa durante una conferencia, ¿realmente desea que todos lo sepan? Peor aún, los ruidos de fondo de muchos micrófonos desorientarán o incluso ensordecerán a otros participantes. Si la persona que lidera la llamada puede contactarlo tiene las herramientas para amortiguar a otros úsalo también.

5. Verificaciones de tiempo durante toda la llamada

Realice controles periódicos durante toda la llamada. Sirve como un recordatorio para que todos mantengan el rumbo y no se distraigan. También es una excelente manera de mostrarles a todos que la llamada está cerca de una conclusión.

6. Cerrar adecuadamente

Cuando finalmente termine su discusión, debe terminarla de la manera correcta. Esto puede significar que se resume la discusión, que se vuelven a tomar decisiones o que se debe preguntar a los participantes sobre las acciones de seguimiento. Si se trata de una reunión periódica, recuérdeles a todos la hora y la fecha de la próxima llamada.

Después de la llamada

¿Es esto todo lo que se necesita para llevar a cabo una conferencia telefónica eficaz? No, tienes que trabajar un poco, incluso después de terminar la reunión. Sodra uu notas de la reunión listas, envíaselas a todos. No olvide incluir las decisiones acordadas y recuerde a todos que es necesario continuar donde lo dejó.

Por último, debe planificar las reuniones de seguimiento o cualquier otra acción como resultado de la discusión. Tú también puedes solicitar comentarios sobre la conferencia telefónica y considere cualquier mejora para la próxima vez.

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