Gestionar las comunicaciones de la empresa durante la hora de cierre.

Muy buenas, soy Carlos Osorio, y hoy os traigo: :

Gestionar las comunicaciones de la empresa durante la hora de cierre.

Publicado el 23 de noviembre de 2020

2020 fue un año estresante para todos en todo el mundo. Independientemente de otros eventos de interés periodístico, este año será recuerda por la pandemia. Palabras como encerrar y poner en cuarentena es parte del vocabulario global. Para las organizaciones, 2020 ha vuelto a enfatizar la importancia de la comunicación.

La necesidad de comunicación gerencial

La comunicación, tanto interna como externa, siempre ha sido crucial para las empresas. Pero con la exclusión constante, los empleados que trabajan de forma remota y la tensión adicional de las preocupaciones financieras, es aún más importante para las oficinas. para gestionar su comunicación.

Desafortunadamente, administrar las comunicaciones de la empresa durante una exclusión es un desafío por muchas razones. Muchas personas perdieron sus trabajos porque las empresas perdieron contratos o dejaron de funcionar. Esto significa que las organizaciones no cuentan con todo el personal y los empleados restantes tienen que trabajar desde casa. Como puedes comunicarse efectivamente cuando ni siquiera puedes encontrarte cara a cara?

Trabajar desde casa puede perjudicar la productividad y la salud mental de los empleados, especialmente si ocurre inesperadamente en medio de una crisis. No todo el mundo puede trabajar de forma remota, e incluso si usted puede, no le gustará a todo el mundo. El trabajo remoto dificulta la comunicación y la colaboración.

Eso no significa que no pueda hacer nada al respecto. A medida que cambia la situación de exclusión, dependiendo de dónde trabaje, los líderes aún pueden gestionar la comunicación de la empresa con las herramientas existentes o encontrar nuevas para satisfacer la necesidad.

Gestionar las comunicaciones de la empresa en áreas clave

Las estrategias de comunicación diferirán según de quién esté hablando. Por ejemplo, los mensajes dirigidos a los clientes serán diferentes de los que distribuye internamente. Este aspecto no cambia durante una exclusión. Aquí está cuatro áreas clave para concentrarse al conducir comunicacion de negocios:

Centraliza tu equipo de comunicaciones

Las organizaciones más grandes a menudo tienen comunicación descentralizada al igual que las empresas donde los empleados se distribuyen en diferentes ubicaciones. Pero durante cualquier crisis es importante centralizar el equipo de comunicación. La organización necesita un equipo enfocado que pueda crear el mensaje y difundirlo de la manera correcta. No desea difundir información falsa, rumores y mentiras durante este tiempo.

¿Quién debería formar parte de este equipo de comunicación? Esto a menudo varía según el negocio. El equipo debe estar compuesto al menos por un líder senior, una persona de RR.HH., un experto en el dominio y un experto en comunicaciones. Asegúrese de que el equipo no se convierta en un comité de una docena o más de personas, duele tu propósito de gestión de comunicaciones de la empresa.

Comunicarse regularmente con los empleados

Una vez que su equipo esté en su lugar, es hora de considerar a su audiencia. ¿Con quién estás hablando y qué deberían saber? La pandemia afectó a todos, desde accionistas hasta clientes y empleados. Pero tienes el deber de mantenga informado a su personal sobre muchas cosas durante un cierre. Los empleados tienen muchas preguntas como:

• ¿Cómo cambiarán las cosas si todo el mundo trabaja en casa?
• ¿Cómo puede mantenerse en contacto con colegas y gerentes?
• ¿Qué está haciendo la empresa para garantizar su seguridad?
• ¿Están en riesgo sus trabajos, perderán su salario o sus ahorros para la jubilación?

La comunicación empresarial debe centrarse en abordar estas inquietudes, así como en cualquier otra pregunta que pueda tener su personal. Además, asegúrese de comunicarse con los empleados al menos una vez cada dos días. La falta de una comunicación clara puede hacer que la gente se sienta aislada especialmente porque trabajan solos a través de una cerradura.

Comunicación con los clientes

Hablar con sus clientes también forma parte de la gestión de la comunicación con la empresa. Las organizaciones se comunican con los clientes en dos áreas amplias:

1. Comunicación de masas – Esto incluye mensajería corporativa, publicidad, marketing, mensajería de redes sociales, etc. Debe asegurarse de que todas estas comunicaciones sean empáticas y sensibles mientras prestan atención a los clientes. Muchas empresas tuvieron que detener la publicidad o cambiar el marketing por lo tanto, no parecen sordos durante una crisis global.
2. Comunicación personal – Esto sucede cuando sus empleados hablan con los clientes mientras brindan servicios o cuando los clientes se comunican con usted. Sus clientes también pueden tener preguntas sobre cómo la empresa maneja los requisitos de salud y seguridad durante el cierre, o si sus servicios / horarios se verán afectados. Es importante que su personal sabe cómo y qué comunicar en esos momentos con los clientes.

Comunicación con comunidades

La pandemia afectó no solo a personas, familias y empresas, sino también a comunidades. Ahi esta muchas formas de comunicarse con ellos para utilizar el brazo filantrópico de la empresa para brindar asistencia. Abra un diálogo con líderes cívicos locales u otras empresas para explorar posibilidades. Puede ser tan simple como darles a sus empleados tiempo libre para donar voluntarios o suministros como mascarillas a los proveedores de atención médica.

Contenido del mensaje

Ahora que sabe con quién está hablando, considere lo que necesita decirle. Como se escribió anteriormente, casi todo el mundo lo va a tener preguntas sobre el cierre en general. Los empleados también tendrán inquietudes específicas que debe abordar.

Información sobre la respuesta de covid y la empresa

Estos mensajes pueden ser similares para diferentes públicos, con la principal diferencia cuántos detalles debes incluir. Por ejemplo, es posible que a los clientes no les importe si desinfecta el equipo informático, pero necesitan saber si cambiará su horario comercial.

Aunque los mensajes externos son importantes, recuérdalos sus empleados necesitarán información sobre la situación actual, así como actualizaciones cuando las cosas cambian. ¿Cambia la configuración de la oficina mientras todos trabajan desde casa para priorizar la distancia? Dígaselo a su personal. En una crisis información oportunan es tal vez mas importante que esperar hasta que sepa todo sobre la situación.

Información sobre cambios de política

Muchas empresas han tenido que cambiar sus trabajos, políticas y planes para seguir el ritmo de los cambios en el futuro. Pero, ¿esta información se limita solo a los controladores? Asegurarse los empleados saben lo que está pasando en toda la organización. Si realiza cambios de política que los afecten directa o indirectamente, ellos deben saberlo.

Los cambios en la política también pueden afectar al personal de formas inesperadas, especialmente si viven y trabajan en diferentes lugares. Quizás fijaste una fecha para que algunas personas regresaran a la oficina, pero el estado hizo cumplir una orden domiciliaria. Recuerda aumentar el personal cuando la situación cambia junto con su respuesta.

Oportunidad de aprender y formarse

Trabajar de forma remota durante una exclusión puede ser perjudicial para la salud mental, especialmente si dura mucho tiempo. Es posible que algunas oficinas no tengan suficiente trabajo para todos, incluso si no tienen personal. Asique, cómo puedes ayudar su personal se siente motivado y productivo cuando no pueden trabajar?

Una opción es utilizar este tiempo para capacitación y otras oportunidades de aprendizaje. Realice seminarios o reuniones virtuales para mantener al personal informado sobre sus habilidades y conocimientos. Utilice este tiempo para asegurarse de que todos su personal está capacitado y educado. Hay varios beneficios de este enfoque:

• El personal capacitado es más productivo y eficiente
• Use el tiempo de inactividad para entrenar en lugar de presionarlo entre días de trabajo ocupados
• Ayude al personal a sentirse conectado y útil mientras trabaja desde casa

Como comunicarse

La última parte de la gestión de las comunicaciones de la empresa es considerar los métodos de entrega. La comunicación siempre ha dependido de la tecnología, ahora la dependencia es más clara. Al deshabilitar las comunicaciones personales, hágalo utilizar otras formas de lograr los mismos resultados. Pero no todos los canales son adecuados para todos los mensajes. Por lo tanto, debe considerar la audiencia, el contenido del mensaje, la velocidad de entrega y otros factores al tomar una decisión.

Mantenga la tecnología en marcha

Independientemente del canal, asegúrese sus sistemas funcionan bien. Si algo sale mal, intente corregirlo lo antes posible. ¿La computadora portátil de un empleado no funciona? Reemplácelo o repárelo. ¿Las videollamadas son inestables o tienen una calidad de sonido deficiente? Actualice su red de datos o la velocidad de Internet. No hay nada peor que escuchar ruidos de fondo no deseados o ver a alguien hablar sin escucharlo durante una reunión importante.

Videollamadas

Las videollamadas se dispararon durante este bloqueo y con razón. Es lo más cercano a sus colegas sin reunirse con ellos en persona. Las videollamadas son excelentes herramientas para celebrar una reunión, mantener actualizaciones de estado semanales o simplemente ponerse al día con los compañeros de equipo socialmente. Tú también puedes utilizar videollamadas para sesiones de formación, seminarios de aprendizaje virtual y encuentros improvisados. Sin embargo, no es ideal comunicarse con los clientes a menos que se reúna personalmente con un cliente.

Utilice todos los canales, no solo uno

Las videollamadas no son tu única opción bien. Utilice llamadas de voz, mensajes de texto, correo electrónico, plataformas de mensajería interna y correo electrónico para mantenerse en contacto con todos.

Información importante sobre la pandemia o cambios de política, por ejemplo debe ser enviado por correo electrónico. Pero puede hacer un seguimiento con conferencias telefónicas o video chat para responder preguntas del personal. Las redes sociales también son una excelente manera de usarlas, especialmente si usted y sus empleados las usaron antes de cerrar.

Aprovecho la ocasión para despedirme,, espero que os haya gustado