Guía paso a paso para ayudarlo a cambiar al servicio telefónico VoIP

Un saludo a todos, soy Carlos Osorio, y en esta ocasión hablaremos sobre :

Guía paso a paso para ayudarlo a cambiar al servicio telefónico VoIP

Publicado el 16 de agosto de 2020

VoIP es la última palabra de moda en telecomunicaciones. Probablemente hayas escuchado mucho sobre VoIP vs PSTN recientemente, pero la tecnología ha existido por un tiempo (desde los años 90). Pero recientemente, el cambio a los sistemas VoIP se ha convertido en un maremoto. Apenas pasa un minuto sin que otra empresa decida actualizarse. Parece que el servicio de telefonía VoIP ha llegado a un punto de inflexión.

Hay pocas (si las hay) empresas que cuestionan el valor de cambiarse a VoIP. Incluso si deja de lado todos los demás beneficios, el ahorro de costos por sí solo es suficiente para convencer a la mayoría de las personas. Una empresa puede reducir entre un 35% y un 75% gracias a VoIP. La cantidad exacta varía entre organizaciones. Pero está prácticamente garantizado que experimentará ahorros.

La pregunta a la que se enfrentan la mayoría de las empresas no es si deberían cambiar. Pero cómo gestionar la transición a una tecnología completamente nueva. La actualización a VoIP puede ser un gran proyecto, según el tamaño de su negocio y sus necesidades comerciales. Es probable que se cometan errores, es inevitable. Sin embargo, un poco de planificación puede ayudarlo a evitar errores comunes.

Así que aquí hay una guía paso a paso que puede seguir cuando cambie al servicio telefónico VoIP.

Fase I: Cosas que hacer antes de acercarse a un vendedor

Ha decidido actualizar a VoIP para toda la oficina. El siguiente paso es encontrar un emprendedor, ¿verdad? Incorrecto. Hay algunas cosas que debe hacer antes de contactar a cualquier proveedor de servicios telefónicos VoIP.

Haga una lista de sus necesidades y deseos

Eche un vistazo a su sistema actual. ¿Dónde no se trata de cumplir con sus expectativas? ¿Qué desea que haga su sistema telefónico si no tiene restricciones? Haga una lista de todas las funciones y herramientas que desea en su nuevo servicio telefónico. No mires el precio ni tu presupuesto en esta etapa.

Una vez que tenga su lista, divídala en dos secciones. La primera parte debe contener las características sin las cuales no podrá trabajar. Se trata de herramientas imprescindibles para el día a día de su negocio. Si un proveedor no ofrece una función en esta lista, debe continuar.

La segunda sección contiene las funciones restantes. Es bueno tener elementos, pero no puntos de ruptura. Algunas de estas características se han incorporado incluso a planes básicos. Otros por los que puede que tenga que pagar. Puede decidir en cada caso si la función vale el precio.

Revise su red de datos

La mayor diferencia entre teléfonos fijos y VoIP es que este último usa su red de datos para enrutar las llamadas telefónicas. Esto significa que su conexión a Internet debe ser lo suficientemente rápida para VoIP. Dado que las llamadas de voz son en tiempo real, no puede permitirse retrasos.

Además, debe tener ancho de banda disponible para tráfico adicional. Si su conexión actual apenas puede manejar la demanda, las llamadas de voz tampoco se pueden manejar. También necesita todos los equipos de red como módems, enrutadores, conmutadores, etc. Nagaan. Es posible que los equipos más antiguos no puedan manejar VoIP. En ese caso, es posible que deba reemplazar el hardware o aplicar las últimas actualizaciones / parches de software según sea necesario.

Haga una lista de proveedores de servicios telefónicos VoIP aceptables

Una búsqueda en Google del servicio telefónico VoIP le brinda cientos, si no miles, de resultados. Puede encontrar listas de los más vendidos en diferentes sitios. Ahora viene su lista de características esenciales y su presupuesto. Con estos dos criterios en mente, haga una lista de proveedores que ofrecen servicios dentro de su presupuesto y enumere las características que necesita. Es posible que su lista no tenga más de una docena de proveedores. En este punto, puede hacer una comparación detallada para elegir la mejor opción para su negocio.

Fase 2: Elija el proveedor adecuado

Servicio al Cliente

El servicio al cliente es una de las cosas que las personas olvidan hasta que experimentan problemas. Pero este es un factor importante a considerar al elegir un proveedor de servicios VoIP. Esto se debe a que los teléfonos son muy importantes para cualquier organización. Imagine que los teléfonos no funcionan durante una hora o un día a mitad de semana. ¡Piense en todos los clientes, ingresos y reputación que podría perder! Quiere un proveedor que sea su socio, no un proveedor más.

Soporte técnico

¿Qué puede esperar si sus teléfonos dejan de funcionar? Debería poder ponerse en contacto con el proveedor a través de varios canales. Si se pone en contacto con el soporte técnico, debería disponer del tiempo estimado para solucionar el problema. Si tiene problemas para usar el servicio, deben tener recursos como preguntas, tutoriales, seminarios web, etc.

La seguridad

Trate el servicio telefónico VoIP como cualquier otra herramienta basada en Internet. Las prácticas generales de seguridad que sigue para proteger el hardware y el software, como el correo electrónico, también se aplican a sus teléfonos. Dado que su proveedor proporciona servicios de telefonía VoIP a su empresa, solicíteles medidas de seguridad. Consúlteles sobre las cosas que puede implementar dentro de su organización para proteger los teléfonos. Asegúrese de que el proveedor utilice cifrado, cortafuegos y otras medidas de protección.

Gestión de desastres

Todas las empresas deben tener un plan de respaldo de emergencia. Por ejemplo, tiene una conexión a Internet secundaria para servicios importantes (¡como los teléfonos!). La mayoría de las empresas tienen un generador u otras opciones de respaldo de energía. También pregúntele a su proveedor sobre sus planes de emergencia. Si su centro de datos falla, también deberían hacerlo sus teléfonos celulares. ¿Tienen varios centros en diferentes regiones? ¿Pueden dirigir automáticamente sus llamadas a un teléfono fijo / celular si es necesario?

Fase 3: Qué hacer durante la implementación

Prepare los elementos necesarios con anticipación

Hay bastantes cosas que no debes dejar hasta el último minuto. Por ejemplo, necesita configurar las extensiones y el personal telefónico o los sistemas IVR correctamente. Si no hace esto con anticipación, las llamadas no llegarán a donde se suponía que debían. ¿Realmente desea que los clientes se vinculen con el departamento o la persona equivocados? Asegúrese de tener también configuraciones importantes como mantener música y grupos de llamadas, etc.

Números de puerto y comprar nuevos

Ninguna empresa quiere empezar de nuevo con un nuevo número de teléfono solo porque se ha cambiado al servicio de telefonía VoIP. Inicie el proceso de transferencia con anticipación para no tener que esperar por nada. Asegúrese de proporcionar los detalles correctos a ambos proveedores de servicios. En la mayoría de los casos, su nuevo proveedor debería poder resolver el problema sin ningún problema. Probablemente tendrá un nuevo servicio en funcionamiento en unos días. También puede comprar números nuevos con códigos de área específicos de su proveedor de servicios VoIP.

Calidad de servicio

La calidad de servicio (QoS) es muy importante en un servicio telefónico VoIP ofrecido. Esto se refiere a configurar su equipo de red para que las llamadas de voz tengan la máxima prioridad. Cosas como la pérdida de paquetes, el retraso, la fluctuación y el retraso pueden afectar seriamente las llamadas de voz. Configurar QoS es la clave para llamadas de voz de alta calidad en VoIP.

Formación de empleados

No olvide que sus empleados pueden necesitar capacitación para familiarizarse con el nuevo sistema. También es algo que no puedes ignorar hasta el último minuto. Asegúrese de que todos sepan cómo configurar sus cuentas y usar los teléfonos. Esto es especialmente importante para funciones como timbres de varios dispositivos, grupos de búsqueda, buzones de correo de grupo, etc.

Pruebe el sistema a fondo

No desconecte su antiguo servicio hasta que haya probado el servicio telefónico VoIP en circunstancias reales. Asegúrese de que cada función y herramienta funcione como se esperaba. Es fácil olvidar cosas como el fax en la transición. Verifique todas las funciones, incluso si es algo que rara vez usa.

Fase 4: después de la implementación

No es mucho lo que necesita hacer cuando su servicio telefónico VoIP está en funcionamiento. Sin embargo, siempre debes estar atento a las cosas.

Supervisión

Necesita monitorear su sistema en tiempo real. Detecte los problemas antes de que se conviertan en grandes problemas. El monitoreo continuo también significa que puede identificar desviaciones (fraude, tráfico inusual, llamadas, etc.) y, si es necesario, hacer correcciones de rumbo.

Retroalimentación

Obtenga comentarios de sus empleados, los usuarios reales del sistema. ¿Necesitan nuevas funciones? ¿Funciona todo como esperan? Una de las ventajas del servicio telefónico VoIP es que puede llamar fácilmente desde el proveedor. Entonces, si su proveedor actual no cumple con las expectativas, siempre puede cambiar.

Informes y análisis

Con la mayoría de los servicios, puede generar informes y analizar los datos recopilados. Puede obtener informes sobre el uso, la calidad de las llamadas, los patrones de tráfico y muchas otras cosas. Al analizar los datos, puede mostrar las áreas de mejora o las cosas que puede cambiar para el futuro.

Como puede ver, cambiar a un proveedor de servicios VoIP no es complicado. Asegúrate de seguir cada paso. Examine todas sus opciones a fondo antes de tomar una decisión. Con un poco de planificación y reflexión, ¡este es un gran comienzo para su nuevo servicio telefónico VoIP! Centralitasbaratas.espuede ayudarlo a encontrar el servicio que busca.

Aprovecho la ocasión para despedirme,, espero que os haya gustado

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