Soluciones VoIP para empresas: tres formas de mejorar su productividad

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Soluciones VoIP para empresas: tres formas de mejorar su productividad

Publicado el 14 de febrero de 2020

Las organizaciones se están actualizando a soluciones VoIP para empresas todos los días y todo indica que VoIP se está convirtiendo en el estándar de telefonía. Muchas empresas están cambiando a VoIP para ahorrar costos y se quedan para mejorar la productividad. Es posible que las empresas que acaban de empezar a utilizar VoIP no hayan explorado todavía todas las funciones de su sistema. Pronto descubrirá que las mejoras de eficiencia son más beneficiosas que reducir sus facturas mensuales.

Hay muchas formas en que las soluciones de VoIP pueden ayudar a que su empresa sea más productiva. Lo que importa más que la cantidad de funciones que tiene es cómo las usa dentro de la empresa. A veces es necesario cambiar la configuración o los ajustes de una función en particular para que funcione para sus usuarios. Otras funciones funcionarán bien con la configuración predeterminada. La utilidad de cualquier función depende del tamaño y tipo de negocio, la industria en la que trabajas y muchas otras variables.

Utilice las conferencias telefónicas con más frecuencia

El uso de conferencias telefónicas, con o sin video, en lugar de reuniones no es un concepto nuevo en el mundo empresarial. Sin embargo, muchas organizaciones aún no utilizan esta facilidad al máximo. Tener reuniones virtuales en lugar de viajar a algún lugar puede ahorrarle mucho tiempo, dinero y otros recursos. Entonces, ¿por qué no usarlo más a menudo?

A menudo, hay varias razones por las que esto sucede. En general, la interfaz y la experiencia de las conferencias telefónicas no es muy intuitiva para los usuarios. Nadie va a utilizar una herramienta que no le guste. A veces, la función no se optimiza correctamente debido a una mala calidad de audio o video. En lugar de lidiar con estos problemas, es posible que sus empleados prefieran reunirse solo en persona.

Las soluciones de VoIP para empresas reúnen las llamadas de audio, el chat de vídeo y las instalaciones para conferencias en un solo paquete coherente. Iniciar una llamada de videoconferencia no es diferente a tener una conversación individual normal en un sistema VoIP. Si el sistema VoIP está optimizado correctamente, la calidad de audio y video también debería ser razonablemente buena. En lugar de celebrar una reunión de una hora que interrumpe la jornada laboral de todos, simplemente programe una conferencia para llamar a todas las partes interesadas. Obtienes las cosas mucho más rápido con VoIP.

Establecer Find Me Follow Me Correct

La función Find Me Follow Me es similar a los grupos de búsqueda de llamadas, pero está diseñada para funcionar con individuos. Muchos usuarios empresariales ya no están confinados en sus escritorios durante la jornada laboral. Los agentes de ventas o los gerentes están en constante movimiento, viajando entre oficinas y visitando a los clientes. Muchas empresas también ofrecen la opción de trabajar desde casa o con sus empleados. Esto significa que la mayoría de las personas tienen al menos dos dispositivos (un teléfono y una computadora portátil) que pueden recibir llamadas.

Esto dificulta el seguimiento de las llamadas de clientes, socios o distribuidores. Aún perderá llamadas si está fuera de su escritorio con demasiada frecuencia. Por otro lado, no es trabajo de la persona que llama saber todo el tiempo cuándo y dónde se encuentra para poder llamarlo en el dispositivo correcto.

Los usuarios individuales pueden establecer horas específicas durante el día de la semana que le indican al sistema telefónico cómo enviar las llamadas entrantes. Puede configurar todos sus dispositivos para que suenen simultáneamente, respondiendo qué dispositivo está más cerca. El sistema también puede probar un dispositivo a la vez hasta que atienda la llamada. Por lo tanto, la orden puede ser algo como esto: primero encienda el dispositivo móvil, luego el teléfono, luego un empleado y finalmente vaya al buzón de voz si no hay respuesta.

Asistente de coche en IVR

Esta es otra característica subestimada que las empresas no utilizan en su totalidad. Si no utiliza la función de asistente de automóvil, parece poco profesional en estos días. Una vez que se limita a las organizaciones que pueden permitirse tales sistemas, se vuelve esencial incluso para las pequeñas y medianas empresas.

Puede configurar su solución de VoIP para que su empresa proporcione tanta información a los clientes. Algunas de las preguntas más frecuentes, como horas de trabajo, días festivos, direcciones e incluso próximas ventas u otros eventos, pueden ser dadas por el asistente del automóvil en lugar de una persona. Libera valiosos recursos humanos para manejar asuntos más complejos.

El sistema IVR puede manejar consultas breves o simples sin atar las cuerdas para sus equipos de soporte técnico. Por ejemplo, la mayoría de sus llamadas entrantes pueden estar relacionadas con cuentas pendientes o información de cuentas. El IVR puede responder estas preguntas basándose en el número desde el que llama el cliente o pidiéndole que ingrese su identificación única.

Al utilizar estas funciones, puede ahorrar mucho tiempo a sus empleados y, por lo tanto, liberar tareas más productivas. ¡Empiece a investigar su sistema telefónico VoIP y vea qué otras funciones funcionarán para su organización!

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