Bienvenidos de nuevo, soy María Luisa Hernández, y en este post verás:
¿Su ITSP habitual transcribe su correo de voz?
Publicado el 25 de septiembre de 2020
El buzón de voz es uno de esos servicios que todos saben que no pueden vivir pero que odian en secreto. Es cierto, con el correo de voz puede dejar mensajes a las personas incluso cuando están hablando con otra persona, por lo que es útil. Sin embargo, el proceso de recoger y acceder a sus mensajes de voz puede resultar molesto.
¿Cuándo fue la última vez que revisó el buzón de su correo de voz? ¿La luz parpadeante de su teléfono le causa ansiedad? Sabes que tienes que pasar los próximos diez minutos escuchando mensajes, al menos la mitad de los cuales son inútiles. Pero no puedes darte el lujo de no escucharlos, porque algunos de ellos serán importantes. Para ser honesto, el correo de voz no ha cambiado mucho desde que se presentó por primera vez. Por supuesto, no necesita una máquina separada para usar la función, pero aún no ha habido mucha innovación en este espacio.
Las frustraciones del correo de voz
El correo de voz garantiza que no se pierda mensajes importantes de clientes, colegas y otros socios comerciales cuando esté en una reunión o esté ocupado. Pero el proceso de acceder, escuchar y recuperar información de los mensajes de correo de voz no está simplificado ni es eficiente.
Desde la perspectiva del usuario, debe marcar un número y escuchar las indicaciones de voz antes de escuchar los mensajes de voz. Es posible que deba escuchar el mismo mensaje varias veces para obtener información importante, como el número de devolución de llamada. Es posible que se encuentre en un entorno ruidoso que dificulte la escucha por teléfono. Si no revisa su bandeja de entrada con regularidad, los mensajes se pueden acumular y debería perder aún más tiempo separando los más importantes del resto.
Los problemas empeoran en un contexto empresarial. Los mensajes de correo de voz son archivos de audio que ocupan mucho espacio pero que no proporcionan datos útiles. Piense en ello, sus empleados reciben cientos de mensajes de voz cada semana. Algunos de ellos incluso cuentan con información valiosa que puede ser de utilidad en el futuro. Pero, ¿cómo accedes a ellos? ¿Quién tiene tiempo para escuchar todos los mensajes de voz con la esperanza de que algunos puedan ser útiles?
También es muy fácil cometer errores con el correo de voz. Algunos mensajes se escabullen porque el usuario se olvidó de recuperarlos. Los empleados pierden el tiempo tratando de escribir información relevante y, a menudo, cometen errores al hacer malabares con varias cosas a la vez. Pero se pueden producir pequeños errores, especialmente en ciertos departamentos, como el servicio al cliente y el soporte técnico.
Ver la transcripción del correo de voz con VoIP
Desde que apareció la tecnología VoIP, los sistemas telefónicos comerciales han cambiado bastante en poco tiempo. Los proveedores de servicios han introducido nuevas funciones innovadoras y también han transformado los instrumentos existentes. La mensajería de voz es una de las cosas que se está volviendo más conveniente y más fácil de ofrecer con los servicios de VoIP.
La primera mejora del correo de voz consistió en poder reenviar los mensajes a los buzones de correo. Esto resolvió el problema del acceso inconveniente. Los usuarios no tienen que acordarse de marcar un número dedicado y recoger los mensajes de voz. Pueden recibir notificaciones de correo de voz en su bandeja de entrada, algo que todos vigilan. Esto no solo significa que nunca perderá un mensaje de voz, sino que también recibirá la notificación inmediatamente después de que alguien deje un mensaje. Si se trata de un cliente que llama por un problema de servicio o una solicitud de venta, no desea retrasar el regreso.
Una innovación reciente ha cambiado aún más el juego del correo de voz. Los proveedores de servicios de VoIP ahora ofrecen servicios de transcripción de correo de voz a clientes empresariales. Qué significa eso? Los usuarios ahora pueden optar por recibir sus mensajes de correo de voz en forma de texto por correo electrónico o enviados directamente a su teléfono. La transcripción del correo de voz le ahorra tiempo: la mayoría de las personas pueden leer texto más rápido que escuchar archivos de audio. También puede mejorar la productividad, los empleados no intentan anotar errores porque ya están en formato de texto.
Los proveedores de servicios incluso ofrecen almacenamiento en la nube ilimitado para estos mensajes transcritos para que pueda conservarlos para siempre. Dado que se convierte en texto, se puede buscar en todo el archivo y puede acceder a él fácilmente cuando lo desee. ¿Necesita el número de devolución de llamada de ese cliente importante? Una búsqueda rápida en su correo de voz le brinda la información. ¿Tiene dificultades para recordar cuándo el líder de su proyecto quería el informe más reciente? Puede obtener la fecha y la hora con unos pocos clics. Su personal no tiene que depender de su memoria para hacer las cosas.
Cualquier organización puede reducir los errores y aumentar la eficiencia cambiando a la transcripción del correo de voz. Desafortunadamente, no todos los proveedores de servicios ofrecen servicios de transcripción para correo de voz. Es posible que desee preguntarle a su proveedor si tiene la función y qué debe pagar, si corresponde, por ella. ¡Compruébalo y puede que sea lo que tu empresa necesita!
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