Una guía para asegurarse de obtener la mejor experiencia de VoIP

Hola a todos, soy María Luisa Hernández, y hoy veremos :

Una guía para asegurarse de obtener la mejor experiencia de VoIP

Publicado el 12 de marzo de 2020

La mayoría de las empresas no piensan en los sistemas telefónicos que utilizan antes de que se rompa. Esto explica por qué muchas organizaciones continúan utilizando sistemas obsoletos y obsoletos. Pero el futuro de la comunicación está en VoIP. A medida que más operadores anuncian una fecha de finalización para la PSTN, es hora de cambiar.

Los sistemas de telefonía VoIP ofrecen innumerables beneficios a empresas de todos los tamaños. La actualización a VoIP también puede ahorrarle mucho dinero. Sin embargo, empezar a utilizar VoIP puede resultar abrumador. Puedes nadar en un mar de acrónimos y jerga.

Si desea actualizar a VoIP y no sabe por dónde empezar, puede visitar esta práctica guía para obtener la mejor experiencia de VoIP.

Comprenda sus requisitos

El primer paso en la actualización es comprender los requisitos de su negocio. Antes de investigar los diferentes tipos de VoIP, necesita saber qué necesita su empresa para ello.

Funciones actuales
Si ya tiene un servicio telefónico comercial, debe evaluarlo a fondo. ¿Qué funciones necesitas absolutamente? También puede preguntarles a sus empleados qué es importante para ellos para completar su flujo de trabajo diario. Probablemente también encontrará algunas funciones que no utiliza con tanta frecuencia, pero por las que todavía tiene que pagar.

Otra cosa a tener en cuenta es la cantidad de usuarios que tendrá en el futuro y lo que espera. Muchos planes de precios de VoIP se basan en la cantidad de usuarios dentro de la organización, pero otros no. Este número también es importante si desea comprar nuevos teléfonos VoIP para la oficina.

Evalúe su infraestructura
La tecnología VoIP funciona enrutando las llamadas de voz a través de las redes de datos existentes. Por un lado, esto significa que no es necesario mantener sistemas de datos y voz separados. por otro lado, su infraestructura de red existente debe poder manejar la carga adicional.

Algunas empresas crean una red privada virtual (VPN) y llamadas de voz independientes con fines de calidad y resolución de problemas. Otros incluso pueden comprar una segunda conexión a Internet, específicamente para llamadas VoIP. Esta opción también significa que tiene una copia de seguridad si hay un problema con su conexión a Internet principal.

Es posible que también necesite actualizar hardware como enrutadores, firewalls y conmutadores para manejar datos de VoIP. A veces es tan simple como actualizar el firmware, pero también estar listo para reemplazar modelos obsoletos. Obtener la mejor experiencia de VoIP también depende de la calidad de su hardware.

Mirando hacia el futuro
Otra cosa a tener en cuenta son sus objetivos comerciales y la expansión futura. La solución de VoIP que elija debe satisfacer sus necesidades actuales. Pero también debe ser lo suficientemente flexible para respaldar el crecimiento futuro. Muchas organizaciones utilizan sistemas VoIP como base para las herramientas de comunicaciones unificadas (UC). Puede que no lo necesite ahora, pero puede que sea necesario en el futuro.

En consecuencia, también necesita hacer una lista que necesita y que tiene funciones divertidas. Su presupuesto jugará un papel importante en la elección de las funciones adecuadas para su organización. Elimine proveedores que no tengan todas las funciones de su lista. Dado que hay cientos de proveedores de VoIP en el mercado, este paso lo ayudará a reducir el campo.

Tipos de dispositivos
Puede resultar tentador comprar todos los teléfonos para el sistema VoIP. Pero la realidad es que la tecnología VoIP no depende del escritorio. De hecho, la mayoría de los servicios de VoIP admitirán varios dispositivos, incluidos ordenadores portátiles y de escritorio, dispositivos móviles, teléfonos de escritorio, teléfonos de conferencia e incluso tabletas.

Es posible que tenga empleados que prefieran la portabilidad de los dispositivos móviles y no necesiten ningún teléfono de escritorio. También puede comprar diferentes tipos de teléfonos de escritorio para el personal de su oficina. Los mejores modelos para conductores pueden costar fácilmente miles de dólares. Pero los modelos ordinarios con características básicas deberían ser suficientes para el empleado promedio.

Si va a reemplazar las reuniones de negocios con conferencias virtuales, es posible que desee invertir en hardware de alta calidad. Algunos modelos de conferencias tienen varios micrófonos y altavoces para que diferentes personas participen simultáneamente. Debe tener una gran idea de cuántos dispositivos de cada tipo va a comprar antes de pasar a la siguiente fase.

Haz tu investigación

Una vez que sepa qué necesita su empresa, es hora de elegir un emprendedor con quien trabajar.

Filtrar la lista de vendedores
Si puede elegir cientos e incluso miles de proveedores de VoIP, puede resultar difícil limitar su opción. Ya hemos hablado de filtrar según la lista de funciones imprescindibles.

Otra forma rápida de acortar su lista es eliminar todos los proveedores que no se ajusten a su presupuesto. Algunos proveedores ofrecen planes costosos con todas las funciones posibles. ¿Pero es esto algo que realmente necesitas? Ninguna empresa debería pagar por funciones que no utiliza. Recuerde tener siempre presente su presupuesto. Es fácil exagerar y gastar mucho más de lo que esperaba para comprar una nueva solución.

Verifique las reseñas y el registro del vendedor
Una vez que tenga una lista manejable de aproximadamente una docena de vendedores, es hora de investigar más a fondo. Esta es la oportunidad perfecta para consultar las reseñas en línea de todos los proveedores de su lista. Hay muchos sitios de reseñas de terceros que ofrecen reseñas de clientes imparciales y honestas.

Muchos proveedores también tienen testimonios de clientes en su sitio web. Siempre puede contactarlos directamente para recibir sus comentarios. Los estudios de casos de empresas individuales también pueden dar una buena idea sobre las mejores opciones de VoIP para su empresa.

Evaluar la seguridad
Desafortunadamente, muchos dueños de negocios ni siquiera consideran la seguridad después de firmar el contrato y comenzar a implementarlo. Pero la seguridad es extremadamente importante para el nuevo sistema telefónico. Debido a que VoIP utiliza la misma Internet para enrutar llamadas, es vulnerable a amenazas en línea como software espía y ransomware.

Esto no quiere decir que los sistemas VoIP no sean seguros, pero es importante preguntarle al vendedor sobre las medidas de seguridad. ¿Admiten el cifrado e implementan las mejores prácticas de seguridad? Con cualquier servicio de VoIP ofrecido, gran parte de la seguridad depende del proveedor. Así que haga preguntas y obtenga respuestas detalladas.

Los proveedores reconocidos tienen la infraestructura necesaria para gestionar la recuperación ante desastres. Deberían poder recurrir a opciones de respaldo (como una línea fija o un teléfono celular). Si algo le sucede a su oficina, sus empleados deben poder trabajar en otro lugar o incluso trabajar en casa.

QoS
Hubo un tiempo en que las llamadas VoIP estaban plagadas de audio de mala calidad y llamadas perdidas. Los servicios de VoIP ofrecidos han recorrido un largo camino desde entonces. Hoy, siempre que el proveedor implemente los parámetros de calidad de servicio (QoS) correctamente, no podrá ver la diferencia entre las llamadas VoIP y PSTN.
QoS significa optimizar el tráfico y la infraestructura de la red para priorizar las llamadas de voz. Las llamadas de voz y video son comunicaciones en tiempo real y los retrasos afectarán la calidad de la llamada. A diferencia del correo electrónico, donde una demora de unos segundos realmente no importa, la fluctuación, la demora y la pérdida de paquetes son consideraciones de red importantes para VoIP.

Lea los términos y condiciones

Una vez que tenga una lista más pequeña de 3 a 4 proveedores, es hora de profundizar en los detalles. Aquí es donde las opciones de soporte al cliente, los acuerdos de nivel de servicio y la capacidad de respuesta son importantes.

SLA, tiempo de actividad y recuperación
Los acuerdos de nivel de servicio son cruciales cuando se trata de sistemas telefónicos. Esto establece las responsabilidades del empresario en caso de que ocurra algo que interrumpa el servicio. Un buen emprendedor tiene un historial de tiempo de inactividad mínimo durante el año. El SLA da un resumen del tiempo que prometen, junto con una compensación si se exceden ciertos límites.

Los dueños de negocios también deben preguntar sobre el tiempo de reparación. ¿Qué tan rápido pueden solucionarlo si hay un problema? ¿Cómo puede estar disponible para los clientes si hay una interrupción?

Opciones de soporte
Un proveedor de VoIP debe ofrecer varias formas de comunicarse con ellos para obtener asistencia. ¿Porque es esto importante? Piénsalo. Si su única opción es llamarlo, ¿cómo puede hacerlo si los teléfonos no funcionan en primer lugar? Un proveedor debe ofrecer al menos un puñado de opciones a los clientes.

Lo siguiente a considerar es el conocimiento y la experiencia de sus agentes de soporte. Si se comunica con ellos por un problema, deberían poder resolver sus preguntas. Es bueno que tengas varias formas de contactarlos, pero no tiene sentido que no puedan resolver el problema.

Las empresas también deben responder. ¿Con qué rapidez se comunica con usted el vendedor sobre interrupciones del servicio o programas de mantenimiento? ¿Tienes que esperar para llegar a la persona adecuada? El servicio al cliente es fundamental porque su negocio depende de un sistema de comunicación eficiente y eficaz.

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